Natuurlijk! Hier is een voorstel voor een project governance-structuur voor het Duurzaamheidsinitiatief 2024: **1. Governance-structuur overzicht** - **Stuurgroep (Governing Body):** Verantwoordelijk voor strategische beslissingen, goedkeuringen en toezicht. - **Projectcommissie (Project Team):** Uitvoeren van het project, planning en operationele beslissingen. - **Werkgroepen:** Focussen op specifieke thema’s zoals energie, afval, mobiliteit, communicatie. - **Projectmanager:** Coördineert dagelijkse activiteiten, rapporteert aan de projectcommissie. - **Stakeholders:** Betrokken externe en interne partijen, zoals partners, medewerkers, inwoners. **2. Besluitvormingsprocessen** - **Strategische besluiten:** Bevoegdheid van de Stuurgroep; bijvoorbeeld goedkeuring van het projectplan, budget, belangrijke beleidswijzigingen. - **Tactische besluiten:** Bevoegdheid van de Projectcommissie; zoals planning, resource allocatie, voortgangscontrole. - **Operationele besluiten:** Taken en beslissingen door de Projectmanager en werkgroepen binnen het kader van de projectplanning. Besluitvorming verloopt via vooraf vastgestelde procedures: - Initiatief wordt ingebracht door de projectmanager of werkgroepen. - Discussie en beoordeling binnen de relevante laag. - Besluit wordt genomen tijdens vergaderingen met een quorum en op basis van consensus of meerderheid. **3. Rollen en verantwoordelijkheden** | Rol | Verantwoordelijkheden | |---|---| | **Stuurgroep** | Strategisch toezicht, goedkeuren van belangrijke documenten, risico's en financiën, bijsturen indien nodig. | | **Projectcommissie** | Operationeel management, planning, resource management, rapportage aan de Stuurgroep. | | **Projectmanager** | Dagelijkse leiding, communicatie, planning, rapportage, escalatie van issues. | | **Werkgroepen** | Uitvoering van specifieke taken, advies, rapportage over voortgang en problemen. | | **Stakeholders** | Participatie, feedback, ondersteuning en communicatie. **4. Communicatiekanalen tussen bestuurslagen** - **Vergaderingen:** Regelmatige projectvergaderingen (wekelijks/maandelijks) op verschillende niveaus. - **Rapportages:** Periodieke rapportages (maandelijks kwartaal) aan de Stuurgroep door de projectmanager. - **Intranet/Portaal:** Centrale plek voor documenten, rapportages en updates. - **E-mail en nieuwsbrieven:** Voor snelle communicatie en belangrijke updates. - **Werkbijeenkomsten en workshops:** Voor diepgaande discussies en stakeholderbetrokkenheid. **5. Mechanismen voor escalatie en rapportage** - **Escalatieprotocol:** Issues of risico’s die niet op operationeel niveau kunnen worden opgelost, worden direct geëscaleerd naar de projectmanager. Bij kritieke issues wordt dit door de projectmanager voorgelegd aan de projectcommissie en indien nodig aan de Stuurgroep. - **Rapportagecyclus:** - Wekelijks: statusupdates binnen het projectteam. - Maandelijks: voortgangsrapportages aan de projectcommissie. - Per kwartaal: uitgebreide rapportages en evaluaties aan de Stuurgroep. - **Risico- en issues management:** - Risico’s worden geïdentificeerd, geregistreerd en gemonitord. - Issues worden tijdig geëscaleerd volgens vastgestelde procedures. - **Besluitvorming bij escalaties:** - Bij onoverkomelijke problemen beslist de Stuurgroep, eventueel met advies van de projectcommissie. - Bij urgente issues wordt direct contact gezocht met de Stuurgroep via telefoon of korte vergadering. Deze structuur zorgt voor duidelijkheid, efficiëntie en goede communicatie gedurende het Duurzaamheidsinitiatief 2024.

Zeker, hieronder vindt u een uitgebreide project governance-structuur voor "Duurzaamheidsinitiatief 2024". Deze structuur is ontworpen om duidelijkheid, verantwoordelijkheid en effectieve besluitvorming te waarborgen. --- ### **Project Governance-Structuur: Duurzaamheidsinitiatief 2024** #### **1. Doelstelling** Het creëren van een robuuste governance-structuur die transparante besluitvorming, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, en effectieve communicatie garandeert voor de succesvolle uitvoering van Duurzaamheidsinitiatief 2024. --- #### **2. Rollen en Verantwoordelijkheden** **A. Stuurgroep (Bestuurslaag)** * **Samenstelling:** Senior leidinggevenden (CEO, CFO, COO), Hoofd Duurzaamheid, externe duurzaamheidsexpert. * **Verantwoordelijkheden:** * Goedkeuring van de projectstrategie, doelstellingen en budgetten. * Prioritering van initiatieven en resource-toewijzing. * Monitoren van de algehele projectvoortgang en impact. * Optreden als escalatiepunt voor grote knelpunten of conflicten. * Zorgen voor afstemming met de bredere bedrijfsstrategie. **B. Projectsponsor** * **Samenstelling:** Lid van de directie (bijv. COO of Hoofd Duurzaamheid). * **Verantwoordelijkheden:** * Eigenaar van het project op directieniveau. * Vertegenwoordigt het project in de Stuurgroep. * Borging van beschikbaarheid van middelen (budget, personeel). * Definitieve goedkeuring van belangrijke mijlpalen en deliverables. **C. Projectmanager** * **Samenstelling:** Ervaren projectmanager met kennis van duurzaamheid. * **Verantwoordelijkheden:** * Dagelijkse leiding en coördinatie van het project. * Opstellen en bewaken van het projectplan, tijdlijn en budget. * Leiden van het Projectteam. * Rapporteren aan de Projectsponsor en Stuurgroep. * Risicomanagement en probleemoplossing. **D. Projectteam (Uitvoerende Laag)** * **Samenstelling:** Functioneel experts (bijv. van operations, HR, finance, facility management, communicatie) en key users. * **Verantwoordelijkheden:** * Uitvoeren van de projecttaken en activiteiten. * Adviseren over vakinhoudelijke zaken. * Implementeren van duurzaamheidsmaatregelen in hun afdelingen. * Rapporteren van voortgang en knelpunten aan de Projectmanager. **E. Kernteam Duurzaamheid (Advieslaag)** * **Samenstelling:** Medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie, duurzaamheidsambassadeurs. * **Verantwoordelijkheden:** * Aanleveren van ideeën en feedback vanuit de werkvloer. * Fungeren als klankbord voor het Projectteam. * Ondersteunen bij interne communicatie en adoptie van veranderingen. --- #### **3. Besluitvormingsprocessen** * **Operationele Beslissingen:** Genomen door de **Projectmanager** in overleg met het **Projectteam**. Betreft dagelijkse uitvoering, kleine wijzigingen in het plan en oplossen van praktische problemen. * **Tactische Beslissingen:** Genomen door de **Projectsponsor**, geadviseerd door de Projectmanager. Betreft wijzigingen in scope, budget of planning die het project significant beïnvloeden maar niet de kernstrategie veranderen. * **Strategische Beslissingen:** Genomen door de **Stuurgroep**, op aanbeveling van de Projectsponsor. Betreft goedkeuring van het masterplan, grote budgetwijzigingen, strategie-aanpassingen en goedkeuring van de uiteindelijke projectresultaten. * **Consensus & Goedkeuring:** Beslissingen worden waar mogelijk genomen op basis van consensus. Indien nodig heeft de Projectsponsor (tactisch) of de voorzitter van de Stuurgroep (strategisch) de definitieve stem. --- #### **4. Communicatiekanalen tussen Bestuurslagen** * **Stuurgroep ↔ Projectsponsor:** * Formeel: Kwartaalvergaderingen, go/no-go beslisdocumenten. * Informeel: Ad-hoc overleg bij dringende kwesties. * **Projectsponsor ↔ Projectmanager:** * Formeel: Wekelijkse 1-op-1 voortgangsbesprekingen. * Informeel: Dagelijkse of wekelijkse check-ins via e-mail/telefoon. * **Projectmanager ↔ Projectteam:** * Formeel: Wekelijkse projectteamvergaderingen met vast agenda en notulen. * Informeel: Dagelijkse stand-ups (indien van toepassing), gebruik van een collaboratief platform (bijv. Microsoft Teams, Slack). * **Projectteam ↔ Kernteam Duurzaamheid / Organisatie:** * Formeel: Maandelijkse inspiratiesessies of workshops. * Informeel: Ideeënbox (digitaal platform), nieuwsbrieven, intranetupdates. --- #### **5. Escalatiemechanismen** Een duidelijk escalatiepad voorkomt vertragingen: 1. **Stap 1:** Een issue wordt eerst binnen het **Projectteam** geprobeerd op te lossen. 2. **Stap 2:** Indien niet oplosbaar, escaleert de Projectmanager het naar de **Projectsponsor**. 3. **Stap 3:** Bij een deadlock, impact op de bedrijfsstrategie of zeer grote budgettaire consequenties, escaleert de Projectsponsor het naar de **Stuurgroep**. 4. **Tijdslijn:** Elke escalatiefase heeft een maximale responstijd (bijv. 2 werkdagen voor sponsor, 5 werkdagen voor stuurgroep). --- #### **6. Rapportagemechanismen** * **Projectteam naar Projectmanager:** Wekelijkse statusupdates (voortgang, risico's, issues). * **Projectmanager naar Projectsponsor:** Wekelijkse statusrapportage (RAG-status: Rood/Oranje/Groen), gemarkeerde risico's en escalaties. * **Projectsponsor naar Stuurgroep:** Uitgebreid kwartaalrapport met: * Voortgang t.o.v. mijlpalen (RAG-status). * Budget versus werkelijke uitgaven. * Risicoregister en mitigatieplannen. * Meting van duurzaamheidsimpact (bijv. CO2-reductie, afvalvermindering). * **Naar de gehele organisatie:** Maandelijkse nieuwsbrief en updates op het intranet over behaalde successen, voortgang en aankomende activiteiten. --- Deze structuur biedt een solide kader voor Duurzaamheidsinitiatief 2024. Het is aan te raden deze aan te passen aan de specifieke grootte, cultuur en behoeften van uw organisatie. Succes!