Risico-acceptatie- en escalatieplan voor het Project Website Re-Design **1. Inleiding** Dit plan beschrijft de aanpak voor het identificeren, accepteren en escaleren van risico’s tijdens het website re-design project. Het doel is om proactief te handelen en tijdig escaleren bij problemen om de projectdoelstellingen te waarborgen. **2. Risico-acceptatie** *Acceptabele risico’s:* - Kleine vertragingen van maximaal 3 werkdagen zonder impact op de einddatum. - Kleine bugfixes die binnen 2 werkdagen opgelost kunnen worden. - Vertraagde feedback van stakeholders die geen directe impact op de planning heeft. - Technische problemen met beperkte impact op de functionaliteit en toegankelijkheid. *Niet-acceptabele risico’s:* - Vertragingen die de einddatum in gevaar brengen. - Kritieke bugs die de functionaliteit of veiligheid van de website in gevaar brengen. - Verlies van belangrijke data of beveiligingslekken. - Budgetoverschrijdingen boven 10% zonder voorafgaande goedkeuring. **3. Escalatieniveaus** | Niveau | Beschrijving | Actie | Betrokkenen | |---------|----------------|--------|--------------| | Laag | Probleem dat binnen de planning en scope valt. | Oplossen door het projectteam. | Projectteam, Scrum Master/Projectleider. | | Midden | Probleem dat vertraging of extra kosten kan veroorzaken, maar nog onder controle is. | Oplossen binnen het team of met tijdelijke aanpassingen. Escalatie naar projectmanager bij niet-oplossing binnen 2 werkdagen. | Projectteam, Projectmanager. | | Hoog | Kritisch probleem dat de voortgang, scope, budget of kwaliteit bedreigt. | Direct escaleren naar stuurgroep en betrokken stakeholders. | Projectmanager, Stuurgroep, Hoofd stakeholders. | **4. Verantwoordelijkheden bij escalatie** - **Teamleden:** Meld problemen tijdig aan de projectleider/stuurgroep. - **Projectleider:** Beoordeelt de ernst, onderneemt eerste stappen en escaleert indien nodig. - **Stuurgroep:** Bepaalt prioriteit, beslist over aanvullende maatregelen en middelen. - **Risicomanager (indien aanwezig):** Beoordeelt en monitort risico’s, adviseert over mitigatie. **5. Procedures bij onvoorziene problemen** 1. **Identificatie:** Direct melden van het probleem aan de projectleider of risicomanager. 2. **Documentatie:** Beschrijf het probleem, de verwachte impact, en de reeds genomen maatregelen. 3. **Evaluatie:** Beoordeel de ernst en het escalatieniveau. 4. **Besluitvorming:** - Bij laag risico: interne oplossing door het team. - Bij midden risico: escalatie naar projectmanager, mogelijk tijdelijke maatregelen. - Bij hoog risico: onmiddellijke escalatie naar stuurgroep, snelle besluitvorming. 5. **Communicatie:** Informeer alle relevante stakeholders over de situatie en genomen acties. 6. **Monitoring en opvolging:** Houd de situatie in de gaten en rapporteer regelmatig totdat het probleem is opgelost. **6. Conclusie** Dit risico-acceptatie- en escalatieplan zorgt voor een gestructureerde aanpak bij het omgaan met risico’s en onvoorziene problemen tijdens het website re-design project. Door duidelijke verantwoordelijkheden en procedures te hanteren, wordt de continuïteit en kwaliteit van het project gewaarborgd. --- Heeft u nog aanvullende wensen of specifieke risico’s die u wilt opnemen?

Zeker, hier is een uitgebreid risico-acceptatie- en escalatieplan voor jouw Website Re-design project. --- ### **Risico-acceptatie- en Escalatieplan: Project Website Re-design** #### 1. Inleiding Dit document beschrijft het kader voor het identificeren, accepteren en escaleren van risico's tijdens het Website Re-design project. Het doel is om proactief met onzekerheden om te gaan en een duidelijke handelingsstructuur te bieden bij problemen. #### 2. Acceptabele Risico's Onderstaande risico's worden als "acceptabel" beschouwd, mits ze binnen de gespecificeerde grenzen blijven. Deze worden gemonitord maar vereisen geen formele escalatie. | Risicocategorie | Acceptabele Grens | Toelichting | | :--- | :--- | :--- | | **Budget** | Tot 5% overschrijding van het totale budget. | Kleine budgetoverschrijdingen door onvoorziene kleine wijzigingen zijn inherent aan projecten. | | **Tijd** | Tot 5% vertraging op de totale projecttimeline (bijv. 2 dagen op een 40-dagen project). | Korte vertragingen door ziekte of kleine technische tegenslagen zijn te managen. | | **Kwaliteit (Minor)** | Kleine, niet-kritieke visuele imperfecties of browsercompatibiliteitsproblemen in edge-cases. | Helemaal 100% perfectie is vaak niet kostenefficiënt. De impact op de gebruikerservaring is minimaal. | | **Scope (Minor)** | Zeer kleine scope-uitbreidingen (< 2 uur extra werk) die door het projectteam kunnen worden opgevangen. | Dit biedt flexibiliteit voor kleine, waardevolle aanpassingen zonder bureaucratie. | **Belangrijk:** Zodra een risico buiten deze acceptabele grenzen treedt, wordt het een "escalatierisico" en moet de hieronder beschreven procedure worden gevolgd. --- #### 3. Escalatieniveaus We hanteren drie escalatieniveaus om de ernst en impact van een probleem te categoriseren. | Niveau | Omschrijving | Impact | Voorbeelden | | :--- | :--- | :--- | :--- | | **Niveau 1: Operationeel** | Problemen die het projectteam zelf kan oplossen binnen de bestaande middelen en timeline. | Laag. Beperkt tot een specifieke werkstroom of taak. | - Kleine bug in een niet-kritieke functionaliteit.<br>- Vertraging van 1 dag door ziekte van een teamlid. | | **Niveau 2: Tactisch** | Problemen die invloed hebben op projectdoelstellingen (scope, budget, tijd, kwaliteit) en interventie van de Projecteigenaar vereisen. | Middel. Heeft invloed op het projectplan of budget. | - Scope creep die >5% extra werk vereist.<br>- Technisch probleem dat 1 week vertraging veroorzaakt.<br>- Budgetoverschrijding >5%. | | **Niveau 3: Strategisch** | Kritieke problemen die de haalbaarheid, business case of reputatie van het project bedreigen. Onmiddellijke actie van de Stuurgroep is vereist. | Hoog. Bedreigt het slagen van het project. | - Beveiligingslek met grote impact.<br>- Het volledig uitvallen van de live-gang.<br>- Conflict met belangrijke stakeholders. | --- #### 4. Verantwoordelijkheden voor Escalatie Elk persoon heeft een duidelijke rol in het escalatieproces. | Rol | Verantwoordelijkheid | | :--- | :--- | | **Projectteam (Ontwikkelaars, Designers)** | - Identificeren en melden van risico's en problemen.<br>- Oplossen van **Niveau 1** problemen.<br>- Escaleren van **Niveau 2** en **3** problemen naar de Projectmanager. | | **Projectmanager (PM)** | - Eerste aanspreekpunt voor alle geëscaleerde problemen.<br>- Oplossen of mitigeren van **Niveau 2** problemen in overleg met de Projecteigenaar.<br>- Direct escaleren van **Niveau 3** problemen naar de Projecteigenaar en Stuurgroep. | | **Projecteigenaar (Product Owner)** | - Besluitvormer voor **Niveau 2** problemen (bijv. goedkeuren extra budget, prioriteren features).<br>- Deel uitmaken van de escalatieketen voor **Niveau 3** problemen. | | **Stuurgroep (Projectsponsor, Hoofden van Afdelingen)** | - Ultieme besluitvormer voor **Niveau 3** problemen.<br>- Neemt strategische beslissingen over de toekomst van het project bij een crisis. | --- #### 5. Escalatieprocedure Dit is de stap-voor-stap procedure die moet worden gevolgd wanneer een probleem optreedt. **Stap 1: Identificatie en Beoordeling** 1. Elk projectlid identificeert een potentieel probleem of risico. 2. Het probleem wordt direct gemeld bij de **Projectmanager**. 3. De Projectmanager beoordeelt het probleem en classificeert het volgens de **Escalatieniveaus (1, 2 of 3)**. **Stap 2: Actie en Communicatie (op basis van Niveau)** * **Voor Niveau 1 (Operationeel):** * De Projectmanager mandateert het projectteam om het probleem op te lossen. * De oplossing wordt gedocumenteerd in het projectlogboek. * **Geen formele escalatie nodig.** * **Voor Niveau 2 (Tactisch):** * De Projectmanager escalert het probleem schriftelijk (bijv. via e-mail of projecttool) naar de **Projecteigenaar**. * De escalatie bevat: een duidelijke beschrijving, impactanalyse (op tijd, budget, scope), en mogelijke oplossingsrichtingen. * Binnen **24 uur** volgt een overleg tussen Projectmanager en Projecteigenaar. * Gezamenlijk wordt een beslissing genomen (bijv. budget aanpassen, scope wijzigen, middelen heralloceren). * De beslissing en actiepunten worden vastgelegd en gecommuniceerd naar het team. * **Voor Niveau 3 (Strategisch):** * De Projectmanager escalert het probleem **onmiddellijk en direct** (telefonisch gevolgd door schriftelijke bevestiging) naar de **Projecteigenaar** en de **Stuurgroep**. * Er wordt binnen **4 uur** een crissoverleg (virtueel of fysiek) belegd met de Stuurgroep. * Tijdens dit overleg worden de opties besproken en wordt een strategische beslissing genomen. * De Projectmanager is verantwoordelijk voor de uitvoering van de genomen beslissing en de communicatie naar het hele projectteam en relevante stakeholders. **Stap 3: Opvolging en Afronding** * De Projectmanager is verantwoordelijk voor het monitoren van de uitgevoerde acties. * Het probleem en de genomen acties worden formeel vastgelegd in het Risicologboek. * Na oplossing wordt het probleem als "afgesloten" gemarkeerd. --- #### 6. Procedure voor Onvoorziene Problemen Voor problemen die niet in dit plan zijn voorzien, geldt de volgende algemene procedure: 1. **Blijf Kalm en Beoordeel:** Verzamel direct alle beschikbare feiten. Wat is er precies gebeurd? Wat is de directe impact? 2. **Activeer het Escalatieplan:** Volg de standaard escalatieprocedure. Begin bij de Projectmanager, die de ernst zal inschatten. 3. **Conventie: "Safety First":** De eerste prioriteit is altijd het stabiliseren van de situatie en het voorkomen van verdere schade (bijv. een website die crasht tijdens de lancering offline halen). 4. **Communiceer Proactief:** Houd alle stakeholders (intern team, management) op de hoogte. Wees transparant over het probleem en de genomen stappen, zelfs als de volledige oplossing nog niet bekend is. "We weten ervan en we werken eraan" is beter dan stilte. 5. **Leer en Pas Aan:** Na oplossing van het probleem volgt een "Lessons Learned" sessie. Het risico wordt toegevoegd aan het risicoregister en het escalatieplan kan indien nodig worden bijgesteld. Dit plan biedt een solide basis voor een gecontroleerde en professionele aanpak van risico's en problemen tijdens jullie Website Re-design. Succes met het project