Natuurlijk! Hier is een strategisch plan voor het digitaliseren, organiseren en veilig opslaan van documenten voor VvE De Horizon, inclusief aanbevelingen voor tools en processen: 1. Inventarisatie en planning - Documentanalyse: Maak een overzicht van alle bestaande papieren documenten (financiële gegevens, besluiten, notulen, contracten, technische rapporten, etc.). - Prioritering: Bepaal welke documenten het eerst gedigitaliseerd moeten worden, bijvoorbeeld op basis van urgentie of waarde. - Doelstellingen: Stel duidelijke doelen voor digitalisering, organisatie en beveiliging. 2. Digitalisering van documenten - Scannen: Gebruik hoogwaardige scanners voor het digitaliseren van papieren dossiers. Overweeg tools zoals Adobe Acrobat Pro of gespecialiseerde scanners met OCR (Optical Character Recognition) voor doorzoekbaarheid. - Bestandsformaten: Sla documenten op in gangbare, niet-veranderbare formaten zoals PDF/A voor langdurige archivering. - Organisatie: Maak een consistente mappenstructuur op basis van categorieën (bijv. Financiën, Vergaderingen, Contracten). 3. Organisatie en metadata - Tagging: Voeg metadata toe (bijvoorbeeld datum, categorie, betrokken personen) om documenten makkelijk terug te vinden. - Naming conventions: Gebruik duidelijke en consistente bestandsnamen, zoals Jaar_Maand_Documenttype_Bezoeker. 4. Veiligheid en toegangscontrole - Keuze van platform: Overweeg een veilige cloudopslagdienst met goede beveiligingsmaatregelen, zoals SharePoint Online, Google Workspace (met juiste instellingen), of een gespecialiseerde documentbeheersysteem. - Toegangsrechten: Stel per bestuurslid toegangsrechten in op basis van hun rol en behoefte. Bijvoorbeeld: alleen leesrechten voor leden, volledige rechten voor bestuursleden. - Authenticatie: Implementeer sterke authenticatie (bijvoorbeeld twee-factor-authenticatie). - Back-ups: Maak regelmatige back-ups en bewaar deze op een veilige locatie buiten de primaire opslag. 5. Implementatie van processen - Procedures: Documenteer procedures voor het toevoegen, wijzigen en verwijderen van documenten. - Training: Zorg dat alle betrokken bestuursleden en leden bekend zijn met het nieuwe systeem en de procedures. - Periodieke reviews: Voer regelmatig audits uit om de beveiliging en de organisatie te waarborgen. 6. Aanbevolen tools - Documentmanagement: SharePoint Online, Nextcloud (zelf gehost), of Google Drive met uitgebreide rechten. - Scannen en OCR: Adobe Acrobat Pro, ScanSnap scanners. - Beveiliging: Gebruik VPN, sterke wachtwoorden, en multi-factor authenticatie. 7. Overgangsfase - Pilot: Start met een proefproject om het systeem te testen. - Feedback: Verzamel feedback van gebruikers en pas het systeem aan. - Volledige implementatie: Rol het systeem volledig uit en zorg voor continue ondersteuning. Door deze strategie te volgen, kunnen jullie documenten veilig digitaliseren en beheren, met duidelijke toegangscontrole en efficiënte organisatie. Mocht je verdere hulp nodig hebben bij het selecteren van specifieke tools of het opstellen van procedures, laat het gerust weten!

Zeker, hier is een strategie op maat voor VvE De Horizon om de documenten te digitaliseren, organiseren en veilig op te slaan. ### Stapsgewijze Digitaliseringsstrategie voor VvE De Horizon **Fase 1: Voorbereiding en Planvorming (Week 1-2)** 1. **Stel een Digitaal Werkgroepje samen:** Laat het bestuur een klein groepje formeren (bijv. de voorzitter en secretaris) dat dit project gaat trekken. 2. **Maak een Inventarisatielijst:** Loop alle papieren dossiers in de archiefkast na en maak een complete lijst van alle documenttypes. Denk aan: * **Stichtingsdocumenten:** Akte van splitsing, splitsingsreglement, modelreglement. * **Notulen:** Vergaderingen Algemene Ledenvergadering en bestuursvergaderingen. * **Financiën:** Jaarstukken, begrotingen, bankafschriften, grootboeken. * **Correspondentie:** Met leden, leveranciers, beheerders. * **Onderhoud:** Onderhoudscontracten, offertes, facturen, meerjarenonderhoudsplannen (MJOP). * **Verzekeringen:** Polissen en correspondentie. 3. **Bepaal Bewaartermijnen:** Raadpleeg de `Bewaarplicht VvE`-richtlijnen. Financiële documenten moeten bijvoorbeeld 7 jaar worden bewaard, notulen en akten zijn vaak voor onbepaalde tijd belangrijk. **Fase 2: Keuze van de Juiste Tool (Week 3-4)** Gezien de wens voor toegangsrechten per bestuurslid, is een eenvoudige cloudopslag zoals Dropbox of Google Drive vaak niet afdoende. Ik raad aan te kijken naar **gespecialiseerde VvE-beheersoftware**. Deze tools zijn gemaakt voor VvE's en hebben de gewenste functionaliteit ingebouwd. **Aanbevolen type tool:** VvE Portaal / Document Management Systeem (DMS). **Voorbeelden van populaire aanbieders in Nederland:** * VvE Platform * VvE Next * VvE Data * My VvE App * VvE Perfect **Waar moet de tool aan voldoen voor VvE De Horizon?** * **Toegangsrechten:** De mogelijkheid om per bestuurslid (voorzitter, secretaris, penningmeester) specifieke rechten in te stellen (alleen-lezen, bewerken, downloaden). * **Beveiliging:** Sterke encryptie (versleuteling), twee-factorauthenticatie (2FA) en voldoen aan de AVG. * **Structuur:** Mogelijkheid om mappen te maken die overeenkomen met jullie inventarisatielijst (bijv. `/Notulen/ALV/2024`). * **Gebruikersvriendelijkheid:** Moet voor alle bestuursleden, ongeacht digitale vaardigheden, te gebruiken zijn. * **Klantenondersteuning:** Goede bereikbare support voor vragen. **Actie:** Plan demo's bij 2-3 aanbieders en test de toegangsrechtenfunctie uitgebreid. **Fase 3: Het Digitaliseringsproces (Week 5-8)** 1. **Aanschaf Hardware:** Schaf een goede **documentenscanner** (ADF-lader) aan voor het efficiënt scannen van meerdere pagina's. Een flatbed-scanner is handig voor oudere, fragiele documenten. 2. **Scan- en Naamgevingsprotocol:** * Scan documenten in **PDF-formaat**. Dit is de standaard voor documenten. * Stel een vast **naamgevingssysteem** in. Bijvoorbeeld: * Notulen: `Notulen_ALV_2024-05-15.pdf` * Factuur: `Factuur_Onderhoud_Lift_2024-04.pdf` * Contract: `Contract_Glazenwasser_2023-2025.pdf` * **Kwaliteitscontrole:** Controleer of alle pagina's goed zijn gescand en leesbaar zijn. 3. **Uploaden en Organiseren:** Upload de gescande PDF's direct naar de juiste mappen in het gekozen VvE-portaal. Dit is het moment om de papieren chaos om te zetten in digitale orde. **Fase 4: Implementatie en Beveiliging (Week 9-10)** 1. **Instellen Toegangsrechten:** Dit is de kern van jullie verbetering. * **Voorzitter:** Volledige rechten op alle mappen. * **Secretaris:** Rechten op notulen, correspondentie, onderhoudsdossiers. * **Penningmeester:** Rechten op financiële mappen, facturen, bankafschriften. * **Overige Leden (optioneel):** Eventueel "alleen-lezen"-rechten op bepaalde openbare documenten zoals notulen van de ALV. 2. **Maak een Huishoudelijk Reglement Digitaal Archief:** Leg vast hoe jullie nu gaan werken. * Wie is verantwoordelijk voor het scannen en uploaden van nieuwe post? * Wat is de procedure voor het toekennen van rechten aan nieuwe bestuursleden? * *Hoe gaan jullie om met het archiveren van e-mails? (Tip: sla belangrijke e-mails ook op in het VvE-portaal).* 3. **Training:** Zorg dat alle bestuursleden een korte uitleg krijgen over het inloggen, navigeren en vinden van documenten in het nieuwe systeem. **Fase 5: Nazorg en Archivering (Doorlopend)** 1. **Hybride Fase (Optioneel):** Houd de belangrijkste papieren originels (akte van splitsing) nog even in een brandveilige kluis, maar verwijs voor dagelijks gebruik naar de digitale versie. 2. **Dubbel Opslaan (Back-up):** Controleer of de gekozen VvE-softwareprovider automatische, dagelijkse back-ups maakt. Dit is een must. 3. **Evaluatie:** Evalueer na een half jaar of het systeem naar verwachting werkt en pas waar nodig het proces aan. ### Samenvatting van Aanbevelingen 1. **Tool:** Kies voor een **gespecialiseerd VvE-portaal** (niet voor algemene cloudopslag) van een gerenommeerde Nederlandse aanbieder. 2. **Proces:** Stel een **scan- en naamgevingsprotocol** op voor consistentie. 3. **Beveiliging:** Benut de **toegangsrechten per bestuurslid** maximaal en stel twee-factorauthenticatie verplicht. 4. **Borging:** Leg alle afspraken vast in een **digitaal huishoudelijk reglement**. Door deze gefaseerde aanpak te volgen, transformeert VvE De Horizon het huidige onveilige en onoverzichtelijke papieren archief naar een veilig, geordend en efficiënt digitaal systeem, precies zoals gewenst. Succes met de digitalisering!