Evenementsplan voor het Utrechtse Mountainbike-Event 1. Route-ontwerp en parcoursmarkering - Hoofdroute: Een lus van ongeveer 10 km door het nabijgelegen bosgebied, met variatie in bochten, hellingen en technische secties. - Moeilijkheidsniveaus: - Beginner: vlakke, brede paden met weinig technische obstakels (5 km) - Gemiddeld: enkele technische secties, lichte hellingen (10 km) - Gevorderd: technische downhill, sprongen en steile hellingen (15 km) - Markering: gebruik gekleurde linten, pijlen en borden (bijvoorbeeld groen voor beginners, geel voor gemiddeld, rood voor gevorderd). Bij elk parcourspunt: duidelijke bewegwijzering en afstandsaanduiding. 2. Logistieke planning - Parkeren: gebruik de bestaande parkeerplaats, met duidelijke bewegwijzering en vrijwilligers die het verkeer sturen. - Registratie: op locatie bij een centrale tent, vooraf online inschrijven (via website of social media). Bij aankomst check-in en uitreiking startnummer. - Bewegwijzering: routeborden, pijlen en markeringen, met hulp van vrijwilligers. - Opstellingen: start/finish-lijn, informatie- en EHBO-post, rustplaatsen. 3. Veiligheidsmaatregelen en EHBO - EHBO-standplaats met gekwalificeerd personeel. - Veiligheidsinstructies voor deelnemers vooraf via een korte briefing. - Verzekering en contactgegevens van lokale hulpdiensten. - Controle op technische staat van fietsen en het gebruik van beschermkleding. 4. Activiteitenprogramma - 12:30 uur: Opening en korte uitleg - 13:00 uur: Start beginnersgroep - 13:30 uur: Start gemengde groep - 14:00 uur: Start gevorderden - 15:30 uur: Prijsuitreiking en afsluiting - Side-events: kinderhoek met kleine technische opdrachten, demo’s van mountainbike-vaardigheden, lokale fietsenmakers voor demonstraties en kleine reparaties. 5. Vrijwilligersorganisatie - Taakverdeling: - Registratie en ontvangst: 3 vrijwilligers - Parcoursmarkering en routebewaking: 4 vrijwilligers - EHBO en veiligheidsmonitoring: 2 vrijwilligers - Logistiek en faciliteiten: 2 vrijwilligers - Promotie en communicatie: 2 vrijwilligers - Werving: lokale sportclubs, scholen, sociale media. 6. Communicatieplan - Promotie: flyers, posters, social media (Facebook, Instagram), lokale nieuwsbrieven. - Inschrijving: via een online platform (bijvoorbeeld Eventbrite) en ter plekke. - Informatie: duidelijke FAQ, routekaart, tijdschema en veiligheidsrichtlijnen op website en social media. 7. Budgetverdeling en sponsorwerving (€500) - Parcours en markering: €150 (materiaal, borden, linten) - EHBO en veiligheidsvoorzieningen: €100 - Promotie en drukwerk: €50 - Verzekering en vergunningen: €50 - Kleine prijzen en medailles: €50 - Overige (refreshments, vrijwilligerspasta, reserve): €100 - Sponsoren: lokale fietsenwinkels, sportzaken, gemeente Utrecht (mogelijk in natura of kleine financiële bijdrage). 8. Duurzaamheidsmaatregelen en impact - Gebruik van herbruikbare materialen voor markering en prijzen. - Afvalbakken en recyclingpunten plaatsen. - Vermijden van wegwerpplastic, water en drank in herbruikbare bekers. - Natuurvriendelijke routekeuzes en minimale verstoring van de omgeving. - Betrekken van de gemeenschap en sensibilisering voor natuurbehoud. Focus op inclusiviteit, veiligheid en plezier maken voor alle niveaus, met een gezellige sfeer die de mountainbike-gemeenschap in Utrecht versterkt en nieuwe deelnemers aantrekt.

Zeker! Hier is een volledig uitgewerkt mountainbike-evenementsplan voor Utrecht, afgestemd op jouw criteria: **Evenementtitel: "Utrechtse Heuvelrug MTB Experience"** **Locatie:** Start/finish bij parkeerplaats aan de Maarsbergseweg (Utrechtse Heuvelrug) **Thema:** Iedereen kan mountainbiken! ### 1. Route-ontwerp & Parcoursmarkering - **3 parallelle routes** met kleurcodering: - **Groen (8km):** Vlakke onverharde paden, geschikt voor beginners/kinderen - **Blauw (15km):** Licht heuvelachtig met technische passages - **Rood (25km):** Uitdagend parcours met steile climbs en singletracks - **Markering:** Kleurrijke pijlen op fluorescerende bordjes, elke 200m controlepunten - **Shared trails:** Alleen bestaande MTB-routes gebruikt (respect voor natuur) ### 2. Moeilijkheidsniveaus - **Groen:** Geen technische ervaring nodig - **Blauw:** Basis MTB-vaardigheden gewenst - **Rood:** Gevorderde techniek vereist - **Aangepaste fietsverhuur** mogelijkheid via lokale partner ### 3. Logistieke Planning **Tijdschema (10:00-14:00):** - 09:30-10:30: Registratie en startnummeruitreiking - 11:00: Gezamenlijke start alle routes - 13:30: Prijsuitreiking - 14:00: Einde evenement **Parkeren:** - Gratis parkeren op aangegeven parkeerplaats - Vrijwilligers geleiden verkeer - Fietsenstalling bij startgebied **Registratie:** - Vooraf online inschrijven (€5 bijdrage) - Ter plekke inschrijving mogelijk (€7) - Snelle check-in met vooraf geprinte startnummers ### 4. Veiligheidsmaatregelen - **EHBO-post** met gecertificeerde EHBO'ers - **Vaste controleposten** langs alle routes - **Noodnummers** op startnummer vermeld - **Sweepers** op elke route voor hulp - **Verplichte helm** voor alle deelnemers ### 5. Activiteitenprogramma **Hoofdprogramma:** - 10:00-10:45: MTB-clinic voor beginners - 11:00: Gezamenlijke start - 13:30: Prijsuitreiking met loterij voor alle deelnemers - Doorlopend: MTB-proefritjes voor nieuwkomers **Side-events:** - Fietsenmakersstand voor kleine reparaties - Informatiekraam lokale MTB-verenigingen - Mountainbike quiz met prijsjes ### 6. Vrijwilligersorganisatie **15 vrijwilligers verdeeld over:** - Routebegeleiding (6 pers) - Registratie (3 pers) - Parkeerbegeleiding (2 pers) - EHBO (2 pers) - Evenementscoördinatie (2 pers) **Beloning:** Vrijwilligerspakket met lunch en goodiebag ### 7. Communicatieplan **Promotie:** - Social media campagnes (plaatselijke MTB-groepen) - Flyers in fietsenzaken en buurthuizen - Samenwerking met Utrechtse sportorganisaties - Persbericht naar lokale media **Inschrijving:** - Via eenvoudige Google Form - Betaling via Tikkie - Bevestiging per e-mail met routekaarten ### 8. Budgetverdeling & Sponsoring **Inkomsten (€700):** - 100 deelnemers à €5-€7 = €600 - Sponsorbijdragen = €100 **Uitgaven (€500):** - Verzekering: €150 - Materiaal (bordjes, markering): €100 - EHBO-voorzieningen: €50 - Communicatie: €50 - Vrijwilligersvergoeding: €150 **Resterend budget:** €200 voor volgend jaar **Sponsoring:** - Lokale fietsenwinkels (goodies) - Gemeente Utrecht (vergunningen) - Plaatselijke bedrijven (financieel) ### 9. Duurzaamheidsmaatregelen - **Zero waste:** Herbruikbare bekers en afvalscheiding - **Papierloos:** Digitale inschrijving en communicatie - **Natuurvriendelijk:** Alleen bestaande paden gebruikt - **CO2-compensatie:** Planten van bomen via gemeente - **Bereikbaarheid:** Aanmoediging fietsen/lopen naar evenement ### 10. Impact op Gemeenschap - Versterking lokale MTB-community - Kennismaking met natuurgebied - Samenwerking met plaatselijke ondernemers - Opbrengst donatie aan trailonderhoud - Jaarlijks terugkerend evenement als doel Dit evenement biedt een complete MTB-ervaring voor alle niveaus, blijft binnen budget en versterkt de Utrechtse mountainbike-gemeenschap op een veilige, inclusieve en duurzame manier!