Uitgebreid Evenementplan voor het 2-daagse Motorcross Evenement in Lelystad **1. Evenementconcept en thema** **Thema:** “Familieavontuur op de Moto” **Concept:** Een motorsportevenement gericht op amateurracers en hun families, met een focus op toegankelijkheid, plezier en sportiviteit. Naast de races is er een familie-entertainmentzone met kinderactiviteiten, demonstraties, en informatiestands. **Doelstellingen:** - 5000 bezoekers over twee dagen - 30% van de bezoekers in de familie-entertainmentzone - 50 amateur-racers actief laten deelnemen - Positieve ervaringen en betrokkenheid stimuleren **2. Programma- en tijdschema-ontwikkeling** **Dag 1:** - 09:00 - 10:00: Incheck en registratie racers en deelnemers - 10:00 - 12:00: Training en kwalificaties voor verschillende categorieën - 12:00 - 13:00: Lunchpauze en opening voor publiek - 13:00 - 16:00: Hoofdraces voor amateurracers - 16:00 - 17:00: Familie- en kinderactiviteiten (vrije deelname) - 17:00 - 18:00: Prijsuitreiking en afsluiting dag 1 **Dag 2:** - 09:00 - 10:00: Herhaling trainingen en opwarmraces - 10:00 - 13:00: Finaleraces en demonstraties (bijvoorbeeld stunt riders) - 13:00 - 14:00: Lunch en netwerkmoment - 14:00 - 16:00: Kinder- en familieactiviteiten, meet-and-greet met racers - 16:00 - 17:00: Slotceremonie en prijsuitreiking - 17:00 - 18:00: Afbouw en evaluatie **3. Logistieke planning en infrastructuur** - **Locatie:** Lelystad, geschikte off-road baan met voldoende ruimte voor publiek en entertainmentzones - **Infrastructuur:** - Racebaan conform veiligheidsnormen - Grote tenten voor inschrijving, catering en entertainment - Bewegwijzering en informatieborden - Toiletten en EHBO-posten - Parkeerplaatsen voor auto’s en fietsen - **Faciliteiten:** - Geluidsinstallaties en podium voor demonstraties - Kindvriendelijke zones met attracties - Foodtrucks en cateringstandplaatsen - **Mobiliteit:** Shuttlebus tussen parkeerplaatsen en evenemententerrein **4. Veiligheidsprotocollen en noodprocedures** - Risicoanalyses en veiligheidsplan opstellen - Samenwerking met lokale hulpdiensten (brandweer, ambulance, politie) - EHBO-posten op strategische locaties - Beperkte en gecontroleerde toegangscontrole - Personeel getraind in evacuatie en eerste hulp - Regelmatige communicatie met publiek via omroeper en borden **5. Marketingstrategie en publieksbereik** - **Doelgroep:** Amateurracers, hun families, motorsportliefhebbers - **Campagnes:** - Social media (Facebook, Instagram, TikTok) met teaser video’s en updates - Lokale radio en kranten - Samenwerking met motorsportclubs en scholen - Website met ticketverkoop en informatie - **Acties:** - Vroegboekkorting voor tickets - Winacties en giveaways - Speciale familietickets en groepskortingen - **Meetbare doelen:** - 5000 bezoekers in totaal - 1000 tickets vooraf verkocht - 20% van bezoekers via social media engagement **6. Sponsoractivatie en partnershipmogelijkheden** - **Sponsormogelijkheden:** - Hoofdsponsor met branding op banners en shirts - Race- en entertainmentzone sponsors - Catering- en merchandisepartners - **Activaties:** - Logo’s op racewagens en start/finishlijn - Sponsorstands en promotiecampagnes - Gastoptredens en presentaties - **Meetbare doelstellingen:** - Minimaal €10.000 in sponsorbijdragen - 5 vaste sponsors en 3 partners **7. Budgettering en financiële planning** - **Totaalbudget:** €50.000 - **Kosten:** - Locatie en infrastructuur: €15.000 - Promotion en marketing: €8.000 - Entertainment en demonstraties: €7.000 - Veiligheid en EHBO: €4.000 - Logistiek en personeel: €8.000 - Overige ( vergunningen, administratie): €8.000 - **Inkomsten:** - Ticketverkoop: €15.000 (bij €10 per ticket, 1500 tickets) - Sponsoring en partners: €10.000 - Food & merchandise: €10.000 - Overige (donaties, subsidies): €5.000 - **Financieel doel:** Winstgevendheid en herhaalbaarheid **8. Duurzaamheidsmaatregelen en milieueffectbeoordeling** - **Duurzaamheid:** - Gebruik van recyclebare materialen voor catering en branding - Afvalscheiding op het terrein - Stimuleren van openbaar vervoer en fietsen (extra fietsenstallingen) - Zonne-energie voor verlichting en stroom waar mogelijk - **Milieubeoordeling:** - Minimaal gebruik van wegwerpmaterialen - Beperken van geluidsoverlast voor omgeving - Monitoren van afval en energiegebruik - **Meetbare doelen:** - 80% afvalrecycling - 50% bezoekers gebruiken duurzaam vervoer --- **Concrete aanbevelingen voor succes en meetbare doelstellingen:** - Zorg voor een gedetailleerde communicatie- en promotieplanning vooraf, met als doel 1000 tickets vooraf te verkopen. - Betrek lokale scholen en motorsportclubs voor vrijwilligers en deelnemers, met een doel van 50 betrokken kinderen en jongeren. - Organiseer minimaal 5 sponsoractivaties en meet de betrokkenheid via social media en bezoekersfeedback. - Evalueer na afloop het aantal bezoekers, tevredenheid via enquêtes, en milieuprestaties (afval en energiegebruik) om verdere verbeteringen te plannen. Met dit plan creëer je een veilig, leuk en milieubewust motorsportevenement dat amateurracers en hun families verbindt en een positieve impact heeft voor Lelystad.

Zeker, hier is een uitgebreid evenementplan voor uw motorsportevenement in Lelystad. ### **Uitgebreid Evenementplan: Lelystad Family Cross Fest** **Algemene Gegevens:** * **Evenementnaam:** Lelystad Family Cross Fest * **Locatie:** Lelystad (bijv. TT Circuit Lelystad of een aangewezen off-road gebied) * **Duur:** 2 dagen (zaterdag en zondag) * **Verwachte bezoekers:** 5.000 * **Budget:** € 50.000 * **Doelgroep:** Amateurracers, gezinnen, lokale gemeenschap en motorsportliefhebbers. --- ### **1) Evenementconcept en Thema** **Concept:** "Het toegankelijke crossfestijn voor het hele gezin." Het evenement positioneert zich niet als een hoogcompetitieve wedstrijd, maar als een festival waar de passie voor motorcross centraal staat, omarmd door een familiaire sfeer. **Thema:** "Power & Plezier." Dit benadrukt de actie op de baan ("Power") en het entertainment voor alle leeftijden ("Plezier"). **Meetbare Doelstellingen:** * Minimaal 250 inschrijvingen van amateurracers. * Een tevredenheidsscore van 8,5/10 of hoger onder bezoekers (gemeten via enquête). * 30% van de bezoekers behoort tot een gezin met kinderen onder de 12 jaar. --- ### **2) Programma- en Tijdschema-Ontwikkeling** **Dag 1: Zaterdag - Qualifying & Fun** * **08:00 - 10:00:** Inschrijving en technische keuring amateurracers. * **10:00 - 12:30:** Vrije trainingen en kwalificatieraces (gesorteerd op klasse, bijv. 65cc, 85cc, MX2 Amateur, MX1 Amateur). * **12:30 - 13:30:** Lunchpauze + Entertainment (FMX Demo Show). * **13:30 - 17:00:** Voorrondes voor de hoofdraces van zondag. * **17:00 - 18:00:** Kids Electric Cross Demo (jonge kinderen op elektrische crossmotoren). * **18:00 - 20:00:** Muziek en foodtrucks op het festivalterrein. * **20:00:** Einde programma dag 1. **Dag 2: Zondag - Race Day & Finales** * **09:00 - 10:30:** Korte warming-up per klasse. * **10:30 - 12:30:** Eerste reeks finaleraces. * **12:30 - 13:30:** Lunchpauze + Mega FMX Show met nationale topspringers. * **13:30 - 16:00:** Tweede reeks finaleraces en hoofdraces. * **16:00 - 16:45:** Ereceremonie en prijsuitreiking op het podium. * **17:00:** Afsluiting evenement. **Familie Entertainment Zone (beide dagen):** * Springkussens en stormbanen. * Mini-motorcross simulator. * Knutselhoek met motor-thema. * Ontmoet & Groet met de FMX-rijders. --- ### **3) Logistieke Planning en Infrastructuur** **Bereikbaarheid:** * Samenwerking met gemeente voor verkeersmanagement en bebording. * Voldoende parkeerplaatsen (€5 parkeerkosten als inkomstenbron), met aparte parkeerzone voor raceteams. * Aandacht voor fiets- en voetgangerstoegang. **Terreinindeling:** 1. **Racecircuit:** Professioneel voorbereid en afgezet. 2. **Paddock:** Toegewezen ruimtes voor rensters met pit-tents. 3. **Main Stage/Podium:** Centraal gelegen voor aankondigingen, prijsuitreiking en entertainment. 4. **Family Zone:** Afgebakende, veilige zone voor kinderactiviteiten. 5. **Food & Beverage Plaza:** Cluster van foodtrucks en drankkramen. 6. **Sponsor Village:** Plein met stands van partners. 7. **EHBO-post:** Centraal en duidelijk gemarkeerd. 8. **Sanitaire voorzieningen:** Voldoende toiletten verspreid over het terrein, inclusief mindervalidentoiletten. --- ### **4) Veiligheidsprotocollen en Noodprocedures** **Preventie:** * Gedetailleerd veiligheidsplan, goedgekeurd door gemeente en hulpdiensten. * Alle deelnemers moeten een geldige racelicentie en beschermende kleding hebben. * Voldoende gemarkeerde, gekwalificeerde baanposten en marshals rond het circuit. * Strikt scheiden van publieks- en racegebieden met hekwerk. * Veiligheidsbriefing voor alle rijders voor aanvang. **Noodprocedures:** * Minimaal 2 professionele EHBO-posten, bemand door artsen en GHOR-personeel. * Een geoutilleerde traumahelikopterlandingsplaats. * Duidelijke evacuatiewegen en verzamelpunten. * Communicatieprotocol met een centraal evenementencommando. * Samenwerking met lokale politie en brandweer. --- ### **5) Marketingstrategie en Publieksbereik** **Doel:** 5.000 unieke bezoekers over 2 dagen. **Strategie:** * **Digitale Marketing:** * Responsive evenementenwebsite met online ticketverkoop. * Social Media campagnes (Facebook, Instagram) met focus op video's (FMX, sfeerbeelden). * Gerichte advertenties naar motorsport- en gezinspagina's in de regio Flevoland. * Samenwerking met motorblogs en influencers. * **Traditionele Marketing:** * Posters en flyers bij motorzaken, cafés en gemeentelijke gebouwen in Lelystad en omstreken. * Persberichten naar regionale media (Omroep Flevoland, De Stentor). * **Bereik onder Amateurracers:** * Promotie via de KNMV (Koninklijke Nederlandse Motorrijders Vereniging) en hun kanalen. * Inschrijvingen via een bekend platform zoals Mylaps. **Meetbare Doelstellingen:** * 75% van de tickets voorverkocht. * 5.000 volgers op sociale media voor het evenement. * Minimaal 10 artikels in regionale media. --- ### **6) Sponsoractivatie en Partnershipmogelijkheden** **Sponsorpakketten:** * **Titelsponsor (€15.000):** Naamverbinding (bijv. "[Sponsor] Lelystad Family Cross Fest"), logo op alle uitingen, eigen compound, hoofdsponsor van het podium. * **Hoofdsponsor (€7.500):** Grote logo-vermelding, eigen stand in Sponsor Village, vermelding in alle persberichten. * **Officiële Partner (€2.500 - €5.000):** Categorie-exclusiviteit (bijv. "Officieel Bandenpartner", "Officieel Energie drankpartner"). Logo op bewegwijzering en website. * **Productsponsor (In-kind):** Levering van producten (water, voedsel, materiaal) in ruil voor exposure. **Activatie:** * **Proefritzone:** Voor een motor- of automerk. * **Sponsor Village:** Interactieve stands waar sponsors hun producten kunnen laten ervaren. * **Naming Rights:** "FMX Show presented by [Sponsor]". --- ### **7) Budgettering en Financiële Planning** **Totaal Budget: € 50.000** **Inkomsten (Verwacht Totaal: € 65.000 - streven naar winst voor toekomstige edities):** * Sponsorgelden: € 35.000 (o.b.v. 1 titelsponsor, 2 hoofdsponsors, 4 partners) * Ticketverkoop (€15 p.p.): 5.000 bezoekers * €15 = € 75,000 (bruto, exclusief kosten) * Parkeergelden: € 2.500 * Horeca-commissie: € 1.500 * **Totaal Inkomsten:** € 114,000 (bruto, voor kosten ticketplatform etc.) **Uitgaven (Grote Posten):** * **Locatiekosten & Vergunningen:** € 7.000 * **Circuitvoorbereiding & Materieel:** € 10.000 * **Veiligheid & Medische Zorg:** € 8.000 * **Personeel & Vrijwilligers (o.a. marshals):** € 6.000 * **Marketing & Communicatie:** € 5.000 * **Entertainment (FMX Show, etc.):** € 7.000 * **Infrastructuur (hekken, toiletten, podia, geluid):** € 4.000 * **Onvoorzien (10%):** € 3.000 * **Totaal Uitgaven:** € 50.000 **Financiële Controle:** Gebruik een gespecialiseerd evenementenboekhoudsysteem. Alle uitgaven moeten vooraf worden goedgekeurd. Streef naar een nettowinst van 10-15% voor investeringen in een volgende editie. --- ### **8) Duurzaamheidsmaatregelen en Milieueffectbeoordeling** **Afvalbeheer:** * Duidelijk gescheiden afvalinzameling (PMD, GFT, Rest) met goed gemarkeerde bakken. * "Schone Zone" beloning: statiegeld op bekers of een prijs voor de schoonste pitruimte. * Voldoende afvalstations om zwerfafval te minimaliseren. **Energie en Water:** * Inzet van energiezuinige aggregaten of, waar mogelijk, aansluiting op het vaste net. * Promoten van kraanwater via watertappunten en verkoop van hervulbare flessen. **Mobiliteit:** * Stimuleren van carpooling onder bezoekers en deelnemers. * Goede fietsenstallingen promoten. * Samenwerking met OV-bedrijven voor een speciale shuttlebus vanaf station Lelystad Centrum. **Lokale Betrokkenheid:** * Inzet van lokale leveranciers voor voedsel, drank en materiaal. * Samenwerking met lokale MBO-opleidingen (evenementen, sport) voor stages en vrijwilligers. **Milieueffectbeoordeling:** * Vooraf overleg met de gemeente over geluidsnormen en bodembescherming. * Gebruik van biologisch afbreekbare smeermiddelen en reinigingsmiddelen waar mogelijk. * Na het evenement een grondige inspectie en reiniging van het terrein. Met dit plan legt u een stevige basis voor een succesvol, veilig en herhaalbaar motorsportevenement dat de gemeenschap van Lelystad en daarbuiten weet te verbinden en te entertainen. Succes!