Crisiscommunicatieplan voor Zakenreis naar Tokio (5 dagen) Inleiding: Dit plan biedt een gestructureerde aanpak om snel en effectief te reageren bij mogelijke crisissituaties tijdens uw zakenreis naar Tokio. Het richt zich op het identificeren van scenario’s, communicatieprocedures en verantwoordelijken. I. Mogelijke Crisisscenario’s 1. Onvoorziene Zakelijke Tegenslagen - Verloren of gestolen essentiële documenten of apparatuur - Vertragingen in belangrijke zakelijke afspraken of contractonderhandelingen - Communicatiefouten of misverstanden met lokale partners 2. Natuurrampen - Aardbevingen - Tyfoons of zware stormen - Overstromingen of andere extreme weersomstandigheden 3. Veiligheidsincidenten - Protesten of onrust in de omgeving - Incidenten zoals diefstal, geweld of terrorisme - Gezondheidsrisico’s zoals uitbraken van ziekten II. Stappenplan en Communicatiestrategieën 1. Voorbereiding vóór de reis - Verzamel contactgegevens van lokale autoriteiten, ambassade en nooddiensten - Stel een contactpersoon of team in Nederland op die op de hoogte blijft - Informeer uw team en stakeholders over het plan en noodcontacten - Zorg voor een backup van belangrijke documenten en communicatiekanalen 2. Detectie en Eerste Reactie - Monitor continu het nieuws en lokale communicatiekanalen - Bij een incident: beoordeel de situatie snel en accuraat - Informeer direct de aangewezen contactpersoon in Nederland 3. Intern en Extern Communiceren - Intern: - Informeer uw team en leidinggevende meteen via vooraf afgesproken communicatiekanalen (bijvoorbeeld WhatsApp, e-mail) - Geef duidelijke instructies over verdere acties - Extern: - Communiceer met klanten en partners indien nodig, met feitelijke en kalme informatie - Vermijd paniekzaaierij en geef updates over de situatie, stappen die worden ondernomen, en verwachte uitkomsten 4. Coördinatie en Besluitvorming - Volg de vooraf vastgestelde escalatielijn - Neem beslissingen in overleg met lokale autoriteiten en uw contactpersoon in Nederland - Documenteer alle communicatie en acties 5. Nazorg en Evaluatie - Evalueer de reactie en communicatie na afloop - Deel lessons learned met betrokkenen - Pas het crisisplan indien nodig aan voor toekomstige reizen III. Communicatiestrategieën - Transparant en kalm blijven - Snel handelen zonder overhaast te zijn - Feitelijke informatie geven en niet speculeren - Consistent blijven in boodschappen - Gebruik maken van betrouwbare communicatiekanalen (bijvoorbeeld beveiligde e-mail, telefoon) Conclusie: Een goede voorbereiding en duidelijke communicatie zijn essentieel om crisissituaties effectief te beheren. Dit plan moet regelmatig worden bijgewerkt en geoefend, zodat u tijdens de reis snel en professioneel kunt handelen bij calamiteiten.

Zeker, hier is een praktisch crisiscommunicatieplan voor uw zakenreis naar Tokio: ### **VOORBEREIDING (Pre-crisis)** 1. **Noodcontactlijst** - Bewaar lokaal noodnummer 110 (politie), 119 (ambulance/brandweer), contactgegevens Nederlandse ambassade (+81-3-5776-5400) en uw hotel in uw telefoon en op papier. - Deel uw reisschema, hotelgegevens en kopie paspoort met uw thuisteam. 2. **Communicatieprotocollen** - Stel een "crisisteam" samen (2-3 collega’s) met duidelijke rollen. - Spreek vaste communicatiemomenten af (bijv. dagelijkse check-in). - Gebruik beveiligde apps (Signal/WhatsApp) voor gevoelige informatie. 3. **Documentatie** - Sla belangrijke documenten op in de cloud (visum, verzekering, contactpersonen). - Houd een lijst met essentiële stakeholders bij (klanten, partners, leveranciers). --- ### **CRISISSCENARIO'S EN DIRECTE ACTIES** #### **1. Zakelijke tegenslag** *(Bijv. afgeblazen deal, conflict met zakenpartner)* - **Directe actie:** - Evalueer de situatie met uw crisisteam. - Bereid een holding statement voor (bijv. *"We zijn op de hoogte van de situatie en werken aan een oplossing"*). - **Communicatie:** - Informeer direct betrokken klanten persoonlijk (telefoon/email). - Stuur intern een bemoedigende update om geruchten te voorkomen. #### **2. Natuurramp** *(Aardbeving, tyfoon – veelvoorkomend in Tokio)* - **Directe actie:** - Volg instructies van lokale autoriteiten (J-Alert systeem). - Zoek beschutting (onder stevige tafel, vermijd ramen). - **Communicatie:** - Stuur direct een "veiligheidsbericht" naar uw thuisteam. - Deel updates via sociale media (bijv. Twitter) als communicatielijnen uitvallen. - Informeer klanten over vertragingen met focus op veiligheid. #### **3. Veiligheidsincident** *(Bijv. diefstal, ongeval, terrorisme)* - **Directe actie:** - Bel direct 110 (politie) of 119 (medisch). - Neem contact op met de Nederlandse ambassade. - **Communicatie:** - Laat uw crisisteam externe communicatie overnemen. - Houd berichten feitelijk en medelevend (geen speculaties). --- ### **COMMUNICATIESTRATEGIE PER DOELGROEP** 1. **Intern team:** - Frequentie: Elke 6-12 uur updates tijdens crisis. - Toon: Geruststellend en duidelijk. - Medium: Groepsapp/email. 2. **Klanten:** - Toon: Professioneel en empathisch. - Boodschap: Focus op continuïteit (bijv. *"We lossen dit op met minimale impact"*). - Medium: Persoonlijke mail/telefoon voor key accounts. 3. **Publiek (indien relevant):** - Toon: Transparant en verantwoordelijk. - Boodschap: *"De veiligheid van onze medewerkers staat voorop"*. - Medium: Website/LinkedIn. --- ### **NA DE CRISIS** 1. **Evaluatie:** - Bespreek wat goed ging en verbeterpunten met uw team. 2. **Follow-up:** - Bedank betrokkenen voor hun flexibiliteit. - Deel een samenvatting met stakeholders. **Tip:** Download de **Safety Tips App** van de Tokyo Metropolitan Government voor real-time waarschuwingen in het Engels. Veilige reis! --- *Dit plan is een basisrichtlijn – pas het aan op uw specifieke context.*