Noodplan voor Zakenreis naar Tokio (5 dagen) **Inleiding** Dit noodplan helpt u om snel en adequaat te handelen bij onvoorziene situaties tijdens uw verblijf in Tokio. Het is belangrijk om vooraf goed voorbereid te zijn, zodat u zich kunt richten op uw zakelijke activiteiten. **1. Gezondheidsproblemen** *Risico's:* Verkoudheid, maagproblemen, verwondingen, allergieën, of ernstigere gezondheidsproblemen. *Voorzorgsmaatregelen:* - Neem een medische kit mee met basisbenodigdheden (pijnstillers, pleisters, maagmedicatie). - Zorg dat u een goede reisverzekering heeft die medische kosten dekt. - Noteer contactgegevens van lokale artsen en ziekenhuizen. - Houd uw medische geschiedenis en medicatiegegevens bij de hand. *Wat te doen bij gezondheidsproblemen:* - Mild: Neem rust, gebruik uw medicatie, en raadpleeg indien nodig een lokale apotheek of arts. - Ernstig (bijvoorbeeld ernstige pijn, bewustzijnsverlies): 1. Bel de medische hulpdiensten: 119 (Japanse alarmnummer voor ambulance en brandweer). 2. Vertel duidelijk uw locatie en situatie. 3. Vraag hulp van uw hotelpersoneel of lokale contactpersoon voor vertaling en begeleiding. 4. Volg de instructies van medische hulpverleners. **2. Vertragingen of annuleringen van vervoer** *Risico's:* Vertragingen door verkeer, weersomstandigheden, of problemen met vervoersmiddelen. *Voorzorgsmaatregelen:* - Plan uw reizen ruim van tevoren, met buffer tijd. - Controleer de status van vluchten, treinen en lokale vervoer dagelijks. - Noteer alternatieve routes en vervoersmogelijkheden. *Wat te doen bij vertraging of annulering:* 1. Informeer direct uw contactpersoon of collega’s over de situatie. 2. Neem contact op met de vervoersmaatschappij (luchtvaartmaatschappij, treinbedrijf) voor updates. 3. Bezoek de balie of klantenservice voor herboekingen of compensatie. 4. Pas uw planning aan, bijvoorbeeld door uw agenda aan te passen of vervangende afspraken te maken. **3. Verlies of diefstal van documenten** *Risico's:* Paspoort, visum, zakelijke documenten, creditcards. *Voorzorgsmaatregelen:* - Maak kopieën van belangrijke documenten (digitale en fysieke kopieën). - Bewaar originele documenten op een veilige plek, en kopieën op een andere locatie. - Gebruik een hotelkluis of kluisje. - Wees alert op uw persoonlijke bezittingen. *Wat te doen bij verlies/diefstal:* 1. Verzamel alle relevante informatie (politieaangifte, kopieën). 2. Doe aangifte bij de lokale politie (bij diefstal of verlies). 3. Neem contact op met de Nederlandse ambassade of consulaat in Tokio: - Nederlandse ambassade Tokio: Tel: +81 3 5413 6200 - Adres: 1-9-4 Mita, Minato-ku, Tokio 108-0073 4. Vraag een nieuw paspoort of reisdocument aan. 5. Informeer uw bank en creditcardmaatschappijen over het verlies. **4. Andere risico's** - Natuurrampen (bijvoorbeeld aardbevingen): Blijf kalm, volg de instructies van lokale autoriteiten, en zoek een veilige plek. - Communicatieproblemen: Download een vertaalapp en zorg voor een werkende internationale simkaart of Wi-Fi. **5. Contactinformatie lokale hulpdiensten** - Ambulance/Brandweer: 119 - Politie: 110 - Nederlandse ambassade Tokio: +81 3 5413 6200 - Nederlandse Consulaat: [website en contactgegevens] **6. Preventietips** - Controleer vooraf uw reis- en ziektekostenverzekering. - Reserveer extra tijd voor reizen en afspraken. - Informeer uw hotel over uw planning en vraag om hulp indien nodig. - Leer basis Japanse zinnen of gebruik vertaalapps voor noodgevallen. - Noteer belangrijke contactgegevens op een fysieke en digitale plek. **Samenvatting van stappen bij noodgevallen:** | Scenario | Actie | |------------|--------| | Gezondheidsprobleem | Bel 119 bij ernstig, neem lokale hulp in, informeer hotel en contactpersonen | | Vervoersvertraging | Informeer, herboek, pas planning aan | | Documentverlies | Doe aangifte, neem contact ambassade, vervang documenten | Door deze stappen te volgen, bent u goed voorbereid op mogelijke noodgevallen tijdens uw zakelijke reis naar Tokio. Veel succes en een veilige reis gewenst!

Zeker, hier is een gedetailleerd noodplan voor uw zakenreis naar Tokio, inclusief risico's, stappenplannen en preventietips. --- ### **Algemeen Noodplan: Zakenreis Tokio (5 dagen)** **Belangrijkste activiteiten:** Conferentiebijwonen en klantvergaderingen. **Doel:** Zorgen voor uw veiligheid, gezondheid en het soepel laten verlopen van uw werkzaamheden bij onvoorziene gebeurtenissen. --- ### **1. Gezondheidsproblemen** **Mogelijke risico's:** * Plotselinge ziekte (bijv. voedselvergiftiging, griep, infectie). * Verergering van een bestaande aandoening. * Ongeval (bijv. vallen, verkeersongeluk). **Wat te doen:** 1. **Directe actie:** Bel onmiddellijk de nooddienst bij een levensbedreigende situatie. * **Algemeen noodnummer:** **110** (Politie) * **Ambulance en Brandweer:** **119** * Engelssprekende hulplijn voor medische noodgevallen (Tokyo English Life Line): **03-5774-0992** (dagelijks 9:00 - 23:00) 2. **Niet-spoedeisende hulp:** Neem contact op met uw reisverzekeraar via hun 24/7 noodnummer. Zij kunnen een Engelssprekende arts of het dichtstbijzijnde geschikte ziekenhuis aanbevelen. * **Tokyo Medical and Surgical Clinic** (Roppongi): +81 3-3436-3028 * **St. Luke's International Hospital** (Tsukiji): +81 3-3541-5151 (Heeft een internationale afdeling) 3. **Informeer uw contactpersonen:** Laat uw hotel en een collega of contactpersoon in Nederland weten wat er aan de hand is. 4. **Documenten:** Houd uw paspoort en verzekeringspapieren (digitaal en fysiek) bij de hand. **Preventie:** * Zorg voor een uitgebreide reis- en ziektekostenverzekering die medische evacuatie dekt. * Neem een basis EHBO-kit mee met uw reguliere medicatie (in de originele verpakking), pijnstillers, middelen tegen diarree en pleisters. * Drink voldoende flessenwater en let op voedselhygiëne. * Overweeg een griepvaccinatie voor vertrek. --- ### **2. Reisvertragingen en Geannuleerde Vluchten** **Mogelijke risico's:** * Gemiste aansluiting of vertraagde vlucht. * Geannuleerde vlucht door weersomstandigheden (tyfoon) of andere omstandigheden. **Wat te doen:** 1. **Directe actie:** Neem onmiddellijk contact op met uw luchtvaartmaatschappij. Gebruik hun app of ga naar de servicebalie op de luchthaven. 2. **Informeer stakeholders:** * Stuur een e-mail of bel naar de organisatoren van de conferentie en uw te bezoeken klanten. Leg de situatie uit en geef een nieuwe, realistische aankomsttijd door. * Informeer uw hotel over uw late aankomst om te voorkomen dat uw reservering wordt geannuleerd. 3. **Documenteer:** Bewijs de vertraging of annulering (bijv. een e-mail van de airline) voor eventuele verzekeringsclaims of vergoedingen. 4. **Alternatieven onderzoeken:** Vraag de airline naar alternatieve routes (bijv. via Osaka of Nagoya). **Preventie:** * Boek vluchten met een ruime overstaptijd (minimaal 2-3 uur). * Reis indien mogelijk een dag eerder af, vooral vóór belangrijke vergaderingen. * Houd de weersvoorspellingen in de gaten, vooral tijdens het tyfoonseizoen (augustus - oktober). * Download de app van uw luchtvaartmaatschappij voor directe pushmeldingen. --- ### **3. Verlies of Diefstal van Documenten en Geld** **Mogelijke risico's:** * Verlies/diefstal van paspoort, visum, creditcard of vliegticket. * Kwijtraken van portemonnee met contant geld. **Wat te doen:** 1. **Paspoort verlies:** * Stap 1: Doe aangifte bij de lokale politie (bel 110 of ga naar een politiebureau) en vraag een "Police Certificate of Loss" aan. Dit is cruciaal. * Stap 2: Neem direct contact op met de **Nederlandse ambassade in Tokio**. * **Adres:** 3-6-3 Shiba Koen, Minato-ku, Tokyo 105-0011 * **Telefoon:** +81 3-5776-5400 (Tijdens kantooruren) * **Noodnummer voor Nederlandse burgers:** +81 90-4717-7873 (alleen voor noodgevallen buiten kantooruren) * Zij kunnen u helpen met het aanvragen van een noodpaspoort of een laissez-passer voor de terugreis. 2. **Creditcard verlies:** * Bel direct het internationale blokkeernummer van uw bank. Houd deze nummers ergens apart bij (niet in uw portemonnee!). * Voorbeeld: ING Card Services: +31 20 676 9550. 3. **Vliegticket kwijt:** Neem contact op met uw airline of reisbureau. Zij kunnen het ticket meestal opnieuw uitgeven. **Preventie:** * Maak **kopieën en scans** van alle belangrijke documenten: paspoort (hoofdpagina en visum), visum, verzekeringspolis, creditcards (voor- en achterkant), vliegticket. Bewaar deze: * In uw cloud-opslag (bijv. Google Drive, Dropbox). * Als afdruk in uw koffer. * Stuur een kopie naar een vertrouwd persoon thuis. * Gebruik een **hotelkluis** voor uw paspoort en reserveer geld. Loop nooit rond met al uw documenten en geld. * Draag een **zakelijke creditcard** en een kleine hoeveelheid contant geld (Japan is grotendeels een cash-samenleving) bij u, gescheiden van uw paspoort. --- ### **4. Natuurrampen (Aardbeving)** **Mogelijke risico's:** Tokio ligt in een seismisch actieve zone. Aardbevingen komen voor. **Wat te doen tijdens een aardbeving:** 1. **Bescherm uzelf:** Duik onder een stevige tafel of meubel. Bescherm uw hoofd en nek. 2. **Blijf binnen:** Ga niet naar buiten tot de schokken stoppen. Pas op voor vallende objecten en glasscherven. 3. **Doe open vuur uit:** Als u in de gelegenheid bent, zet dan het gas en fornuis uit. 4. **Volg instructies op:** Luister naar de instructies van het hotelpersoneel en volg officiële waarschuwingen (bijv. via de NHK World app). 5. **Na de beving:** Controleer op gaslekken en schade. Wees voorbereid op naschokken. **Preventie/ Voorbereiding:** * Download de **NHK World App** of de **Yurekuru Call App** voor aardbevingswaarschuwingen in het Engels. * Bekijk bij aankomst in uw hotel de **nooduitgangen en evacuatieroute** op de deur van uw kamer. * Houd altijd een **zaklamp** en **comfortabele schoenen** naast uw bed. --- ### **5. Communicatie- en Technologieproblemen** **Mogelijke risico's:** Geen internet, lege telefoonbatterij, geen bereik. **Wat te doen:** 1. **Geen internet:** Gebruik de wifi in uw hotel, op de conferentielocatie of in convenience stores (7-Eleven, FamilyMart). Overweeg een pocket WiFi of lokale SIM-kaart voor constante verbinding. 2. **Telefoon leeg:** Draag altijd een **powerbank** bij u. Zorg dat u de stekkeradapter voor Japan (Type A, 100V) heeft. 3. **Geen bereik:** Gebruik apps zoals WhatsApp of Skype via wifi om contact te houden. **Preventie:** * Regel voor vertrek een Japanse SIM-kaart of pocket WiFi voor aankomst op de luchthaven. * Sla belangrijke contacten (hotel, klanten, ambassade) zowel online als offline op. --- ### **Belangrijke Contactinformatie Samengevat** * **Algemeen Noodnummer (Politie): 110** * **Ambulance/Brandweer: 119** * **Nederlandse Ambassade Tokio:** +81 3-5776-5400 / Noodnummer: +81 90-4717-7873 * **Tokyo English Life Line (Medisch/psychisch):** 03-5774-0992 * **Uw Reisverzekeraar:** [Hier het 24/7 noodnummer van uw verzekeraar invullen] * **Uw Luchtvaartmaatschappij:** [Hier het lokale/contactnummer invullen] * **Uw Hotel in Tokio:** [Hier het adres en telefoonnummer invullen] ### **Algemene Preventietips voor een Soepele Reis** * **Stel "Out of Office" in** met de contactgegevens van een collega voor dringende zaken. * **Deel uw reisschema** met uw leidinggevende en een naaste. * **Wees punctueel.** Japanse treinen zijn extreem stipt. Plan extra reistijd in voor uw klantvergaderingen. * **Houd uw telefoon opgeladen** en zorg dat u altijd het adres van uw hotel (in het Japans) bij u heeft, bijvoorbeeld op een kaartje. Met dit plan bent u goed voorbereid op uw zakenreis. Veel succes met uw conferentie en vergaderingen in Tokio!