**Uitgebreide Checklist voor Contractnaleving voor Technologiebedrijven** --- ### 1. Algemene Contractuele Elementen - [ ] **Partijen identificeren**: Correcte juridische namen en contactgegevens. - [ ] **Definities en terminologie**: Duidelijke omschrijvingen van sleutelbegrippen. - [ ] **Contractduur en beëindiging**: Duur, opzegtermijnen, en voorwaarden voor vroegtijdige beëindiging. - [ ] **Verplichtingen en deliverables**: Specificatie van prestaties en deadlines. - [ ] **Betalingsvoorwaarden**: Termijnen, bedragen, valuta, en betalingsmethoden. - [ ] **Wijzigingsclausule**: Procedures voor contractaanpassingen. --- ### 2. Gegevensprivacy en Beveiliging - [ ] **Naleving van privacywetgeving**: Voldoet aan AVG/GDPR en andere relevante regelgeving. - [ ] **Verwerkingsovereenkomsten (DPA)**: Bestaan en ondertekening van gegevensverwerkingsovereenkomsten. - [ ] **Datascope en gebruiksbeperkingen**: Duidelijke omschrijving van verzamelde data en gebruiksbeperkingen. - [ ] **Beveiligingsmaatregelen**: Beschrijving van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. - [ ] **Data breach procedures**: Rapportage- en reactieplannen bij datalekken. - [ ] **Bewaartermijnen**: Richtlijnen voor gegevensretentie en -vernietiging. --- ### 3. Intellectueel Eigendom (IE) - [ ] **Eigendom en rechten**: Specificatie van wie de IE bezit en ontwikkelt. - [ ] **Licentievoorwaarden**: Type licentie (bijvoorbeeld exclusief, niet-exclusief), duur en gebruiksbeperkingen. - [ ] **Ontwikkeling en innovaties**: Regelingen voor nieuwe IE-creaties tijdens het contract. - [ ] **Inbreuk en handhaving**: Procedures bij IE-inbreuk door derden. - [ ] **Overdracht en sublicentie**: Voorwaarden voor overdracht of sublicentie van IE-rechten. --- ### 4. Geschillenbeslechting - [ ] **Toepasselijk recht**: Jurisdictie en rechterlijke competentie. - [ ] **Alternatieve geschillenbeslechting**: Mediation of arbitrage clausules. - [ ] **Procedure voor geschillen**: Stappenplan en termijnen voor geschiloplossing. - [ ] **Overmacht**: Omstandigheden die niet onder de controle van partijen vallen en de gevolgen daarvan. --- ### 5. Contractuele Verplichtingen en Risico's - [ ] **Vertrouwelijkheid**: Non-disclosure clausules en uitzonderingen. - [ ] **Verzekeringen en garanties**: Verzekeringsplicht en garanties omtrent prestaties. - [ ] **Prestaties en KPI’s**: Specifieke prestatiedoelen en meetmethoden. - [ ] **Boetes en sancties**: Bepalingen bij niet-naleving of vertragingen. - [ ] **Overmacht en calamiteiten**: Uitzonderingen en vrijstellingen. --- ### 6. Aanpasbaarheid voor Verschillende Contracttypes - [ ] **Dienstverleningsovereenkomsten**: Deliverables, service levels, en support. - [ ] **Licentiecontracten**: Rechten, beperkingen, en duur. - [ ] **Samenwerking/partnerschap**: Co-creatie, eigendomsrechten, en verdeling van opbrengsten. - [ ] **Verkoop en levering van hardware/software**: Leveringsvoorwaarden, installatie, en garantie. --- ### 7. Veelvoorkomende Valkuilen en Preventieve Maatregelen - [ ] **Onduidelijke definities**: Vermijd vage termen; gebruik concrete omschrijvingen. - [ ] **Niet-gedekte gegevensprivacy**: Zorg voor volledige naleving en duidelijke afspraken. - [ ] **Onvoldoende IE-regeling**: Leg expliciet eigendomsrechten en licentievoorwaarden vast. - [ ] **Verwaarloosde geschillenprocedure**: Stel vooraf duidelijke procedures en procedures vast. - [ ] **Niet-adequaat risicomanagement**: Voeg clausules toe voor overmacht, garanties, en verzekeringen. - [ ] **Flexibiliteit en wijzigingsmogelijkheden**: Zorg dat contracten aanpasbaar blijven zonder grote risico’s. --- ### 8. Periodieke Controle en Compliance - [ ] **Audits en rapportages**: Regelmatige controles op naleving. - [ ] **Training en bewustwording**: Voor medewerkers over contract- en compliance-vereisten. - [ ] **Up-to-date houden van contracten**: Revisie plannen op basis van wetgeving en marktontwikkelingen. --- ### Opmerking: Deze checklist is aanpasbaar aan het specifieke contracttype en de situatie van het technologiebedrijf. Het is raadzaam om bij complexe of grote contracten een juridisch adviseur te raadplegen ter bevestiging van de naleving en risicovermindering. --- Heeft u verdere specificaties of wilt u een voorbeeldcontract?

Zeker, hier is een uitgebreide en aanpasbare checklist voor contractnaleving, specifiek ontworpen voor technologiebedrijven om wettelijke naleving te waarborgen en risico's te minimaliseren. --- ### **Uitgebreide Checklist voor Contractnaleving - Technologiebedrijven** **Doel:** Deze checklist dient als dynamisch framework om naleving van contractuele en wettelijke verplichtingen systematisch te monitoren, te beheren en te verbeteren. Pas de checklist aan op basis van het specifieke contracttype (bv. SLA, licentieovereenkomst, ontwikkelingscontract, SaaS-overeenkomst, partnership). --- #### **Deel 1: Pre-Contractuele Fase & Ondertekening** * [ ] **Due Diligence Tegenpartij:** Is er een grondige controle uitgevoerd op de wederpartij (bv. financiële gezondheid, reputatie, eerdere geschillen)? * [ ] **Duidelijkheid en Volledigheid:** Zijn alle prestaties, deliverables, specificaties en acceptatiecriteria eenduidig en meetbaar gedefinieerd? * [ ] **Wettelijke en Regelgevende Check:** Is gecontroleerd of het contract voldoet aan alle toepasselijke wetten (privacy, consumentenrecht, exportcontrole)? * [ ] **Interne Afstemming:** Zijn alle betrokken afdelingen (Juridisch, Sales, Techniek, Financiën) akkoord met de voorwaarden? * [ ] **Risico-analyse:** Zijn de belangrijkste risico's (betaling, aansprakelijkheid, IP, levering) geïdentificeerd en gemitigeerd? **Valkuil:** Haastig ondertekenen onder commerciële druk zonder juridische review. --- #### **Deel 2: Algemene Contractuele Verplichtingen & Beheer** * [ ] **Centraal Contractenregister:** Is het contract opgeslagen in een centraal, toegankelijk register met sleuteldata (einddatum, opzegtermijnen)? * [ ] **Sleutelcontactpersonen:** Zijn de interne en externe contactpersonen voor beheer, escalaties en wijzigingen duidelijk vastgelegd? * [ ] **Wijzigingsbeheer:** Worden alle wijzigingen in het contract uitsluitend via het overeengekomen wijzigingsprotocol (bijvoorbeeld een schriftelijke addendum) doorgevoerd? * [ ] **Documentatie en Bewijslast:** Worden alle communicatie, goedkeuringen en prestaties (bv. e-mails, rapporten, acceptatietesten) systematisch gearchiveerd? * [ ] **Periodieke Review:** Wordt het contract periodiek (bijv. halfjaarlijks) geëvalueerd op prestaties, kosten en voortdurende geschiktheid? **Valkuil:** Mondelinge afspraken die het contract ondermijnen; gebrek aan overzicht over alle lopende contracten. --- #### **Deel 3: Gegevensprivacy en Beveiliging (o.a. AVG/GDPR)** * [ ] **Vaststelling Rollen:** Is duidelijk vastgesteld of het bedrijf optreedt als 'verwerkingsverantwoordelijke' of 'verwerker' zoals gedefinieerd in de AVG? * [ ] **DPA (Verwerkersovereenkomst):** Indien van toepassing, is er een AVG-conforme verwerkersovereenkomst (DPA) gesloten met de wederpartij? * [ ] **Technische en Organisatorische Maatregelen (TOMs):** Zijn de beveiligingsmaatregelen die zijn toegepast om persoonsgegevens te beschermen gedocumenteerd en getoetst? * [ ] **Datalekprotocol:** Is er een duidelijk intern protocol voor het melden en escaleren van (vermoedens van) datalekken, zowel intern als naar de toezichthouder en betrokkenen? * [ ] **Internationale Doorgifte:** Indien gegevens buiten de EER worden doorgegeven, zijn er passende waarborgen getroffen (bv. Standard Contractual Clauses van de EU)? * [ ] **Rechten van Betrokkenen:** Zijn processen ingericht om binnen de gestelde termijn te voldoen aan verzoeken van individuen (inzage, correctie, verwijdering)? **Valkuil:** Aannemen dat de cloudleverancier alle privacyverantwoordelijkheden draagt; onvoldoende inzicht in de daadwerkelijke gegevensstromen. --- #### **Deel 4: Intellectueel Eigendom (IE)** * [ ] **Licentievoorwaarden:** Zijn de rechten en restricties voor het gebruik van gelicenseerde software, API's of technologie duidelijk omschreven (scope, territorium, exclusiviteit)? * [ ] **Auteursrechten op Ontwikkelde Werken:** Zijn de eigendomsrechten van nieuw ontwikkelde code, documentatie of uitvindingen eenduidig geregeld? (Bijv. "werk in opdracht" vs. gezamenlijk eigendom). * [ ] **Achterdeurtjes en OSS (Open Source Software):** Heeft een scan plaatsgevonden om te zorgen dat alle gebruikte open source componenten voldoen aan hun licentievoorwaarden en geen besmetting van eigen code veroorzaken? * [ ] **Vertrouwelijkheid:** Zijn alle vertrouwelijke informatie en bedrijfsgeheimen duidelijk gedefinieerd en zijn passende bepalingen opgenomen om deze te beschermen (na en tijdens de looptijd)? * [ ] **IP-indemnificatie:** Zijn er bepalingen opgenomen die bescherming bieden tegen claims van derden wegens inbreuk op IE? **Valkuil:** Onduidelijkheid over eigendom van aangepaste code; onbewust niet-naleven van open source licenties. --- #### **Deel 5: Service Levels (SLA's) & Prestatiemeting** * [ ] **Meetbare SLA's:** Zijn de Service Level Agreements (beschikbaarheid, responsietijden, support) concreet, objectief meetbaar en realistisch? * [ ] **Monitoring en Rapportage:** Worden de SLA-prestaties continu gemonitord en ontvangt de wederpartij transparante rapportages? * [ ] **Service Credits en Rechtsmiddelen:** Zijn de consequenties voor het niet halen van SLA's (service credits) duidelijk, billijk en afdwingbaar? * [ ] **Escalatieprocedures:** Zijn duidelijke procedures vastgelegd voor het escaleren van technische problemen of geschillen? **Valkuil:** SLA's die niet worden gemonitord; onrealistische doelstellingen die leiden tot automatische contractbreuk. --- #### **Deel 6: Betalingen en Financiële Verplichtingen** * [ ] **Facturatie volgens Contract:** Worden facturen opgesteld volgens de contractuele prijsafspraken, betalingstermijnen en eventuele toeslagen? * [ ] **Tijdigheid Betalingen:** Worden betalingen van de wederpartij tijdig ontvangen en worden achterstallen actief opgevolgd? * [ ] **Auditrecht:** Zijn de rechten van de wederpartij (of uw bedrijf) om facturen en gebruik te controleren (auditrecht) duidelijk en evenredig? * [ ] **Belastingen:** Zijn verantwoordelijkheden voor btw, heffingen en andere belastingen correct vastgelegd? **Valkuil:** Automatisch factureren zonder gebruik/verbruik te toetsen aan contractlimieten. --- #### **Deel 7: Geschillenbeslechting en Beëindiging** * [ ] **Geschillenclausule:** Is het voorgeschreven traject voor geschillenbeslechting duidelijk (onderhandeling, mediation, arbitrage, rechter)? * [ ] **Toepasselijk Recht en Forum:** Zijn het toepasselijke recht en de bevoegde rechter (forumkeuze) expliciet gekozen? * [ ] **Opzegtermijnen:** Zijn de voorwaarden en termijnen voor het beëindigen van het contract voor alle partijen duidelijk? * [ ] **Post-Beëindiging Verplichtingen:** Zijn de verplichtingen na beëindiging duidelijk, zoals: terugzenden/destructie van data, stopzetten van het gebruik van IE, en overdracht van materialen? * [ ] **Exit-Strategie & Data-migratie:** Is er een plan voor de overgang naar een nieuwe leverancier of het terugkrijgen van eigen data in een bruikbaar formaat? **Valkuil:** Geen exit-plan, waardoor een bedrijf "locked-in" raakt bij een leverancier. --- #### **Deel 8: Risicobeheer en Aansprakelijkheid** * [ ] **Aansprakelijkheidslimieten:** Zijn de uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid wederzijds en in verhouding tot de contractwaarde? * [ ] **Verzekeringen:** Zijn de vereiste verzekeringen (bv. beroepsaansprakelijkheid, cyber) actueel en dekkend voor de contractuele verplichtingen? * [ ] **Force Majeure:** Is de force majeure-clausule specifiek genoeg voor de technologiesector (bijv. grootschalige cyberaanvallen, uitval van essentiële diensten)? **Valkuil:** Onvoldoende verzekerde dekking voor cyberincidenten of professionele fouten. --- ### **Gebruiksaanwijzing:** 1. **Aanpassen:** Gebruik deze checklist als template. Voeg secties toe of verwijder ze op basis van het type contract (een pure softwarelicentie heeft minder SLA-focus dan een volledig uitbesteed ontwikkelproject). 2. **Eigenaarschap:** Wijs voor elk contract een "Contract Manager" toe die verantwoordelijk is voor het doorlopen en bijhouden van deze checklist. 3. **Automatiseren:** Overweeg het gebruik van Contract Lifecycle Management (CLM) software om de meeste punten te automatiseren (herinneringen voor herziening, SLA-monitoring, centrale opslag). 4. **Cultuur:** Integreer naleving in de bedrijfscultuur. Training en bewustwording zijn essentieel om de checklist effectief te maken.