Natuurlijk! Hier is een stappenplan om uw financiële processen te digitaliseren en te automatiseren binnen uw budget van €200 per maand, gebruikmakend van Microsoft 365 en aanvullende tools: 1. In kaart brengen van huidige processen - Documenteer stap voor stap hoe uw handmatige factuurverwerking en Excel-administratie verlopen. - Identificeer knelpunten, tijdrovende taken en foutgevoelige stappen. 2. Doelstellingen formuleren - Tijdsbesparing - Minder fouten - Betere overzichtelijkheid 3. Selectie van geschikte software - Microsoft 365: - **Excel**: voor administratie, met sjablonen en automatiseringen - **Power Automate**: voor het automatiseren van workflows - **Power Apps**: voor het maken van eenvoudige op maat gemaakte apps - **Power BI**: voor rapportages en dashboards - Additioneel: - **Invoice automation tools**: - *Microsoft Power Automate* kan worden gebruikt om facturen automatisch te verwerken. - Overweeg koppelingen met gratis of betaalbare factuurverwerkingsdiensten zoals **Wave** (gratis basis) of **Fatture in Cloud** (budgetvriendelijk). 4. Implementatie stappen a. Factuurverwerking automatiseren - Scan en upload facturen naar een centrale map in OneDrive of SharePoint. - Gebruik Power Automate om facturen te herkennen (bijvoorbeeld via AI Builder of eenvoudige regels) en gegevens automatisch in Excel of een cloud-boekhoudplatform te plaatsen. b. Administratie digitaliseren - Maak een Excel-dashboard of gebruik Power Apps om gegevens overzichtelijk te houden. - Automatiseer gegevensinvoer zoveel mogelijk met Power Automate. c. Rapportages en overzicht - Bouw rapportages in Power BI voor inzicht in inkomsten, uitgaven en openstaande facturen. 5. Training en testen - Volg online tutorials en trainingen over Power Automate, Power Apps en Power BI. - Test elke stap uitgebreid voordat je volledig overstapt. 6. Budgetbewaking - Microsoft 365-abonnement: inbegrepen in je budget. - Eventuele extra tools of add-ons: houd rekening met kosten, kies voor gratis of betaalbare opties. - Alternatief: gebruik gratis functionaliteiten binnen Microsoft 365 en open-source tools. 7. Onderhoud en optimalisatie - Evalueer na enkele weken de efficiëntie. - Pas workflows aan voor verdere optimalisatie. 8. Tips voor succes - Begin klein, breid uit naarmate je vertrouwd raakt. - Documenteer alle processen voor consistentie. - Zorg voor back-ups en beveiliging van gegevens. Met dit plan benut je de kracht van Microsoft 365 en eenvoudige automatisering om jouw financiële processen efficiënter te maken, kosten te besparen en fouten te verminderen, alles binnen je maandbudget.

Zeker, hier is een stapsgewijs plan om uw financiële processen te digitaliseren en automatiseren binnen uw budget en met uw bestaande tools. ### Stap 1: Analyse en Voorbereiding (Eerste 2 weken) - **Inventariseer uw huidige processen**: Breng exact in kaart hoe facturen binnenkomen (post, e-mail) en welke stappen u in Excel doorloopt. - **Stel digitale mappenstructuur op** in OneDrive (onderdeel van Microsoft 365): - Maak mappen aan zoals `01 - Te verwerken facturen`, `02 - Goedgekeurde facturen`, `03 - Gearchiveerde facturen`. - **Scan en digitaliseer** papieren facturen met de gratis Microsoft Lens app op uw telefoon voor hoge kwaliteit scans. ### Stap 2: Implementatie Kernprocessen (Weken 3-6) **A. Geautomatiseerde Factuurverwerking:** - **Gebruik Microsoft Power Automate** (inbegrepen in M365): - Maak een stroom die e-mailfacturen automatisch opslaat in de juiste OneDrive-map - Stel een stroom in die herinneringen stuurt voor goedkeuringen - **Voor geavanceerde OCR (tekstherkenning)**: - **Microsoft Power Apps** met AI Builder (€21,70/maand) voor automatische data-extractie - Alternatief: **DeftPDF** (gratis voor basisgebruik) voor PDF naar Excel conversie **B. Geautomatiseerde Administratie:** - **Vervang Excel door Power BI** (inbegrepen in M365): - Koppel factuurdata automatisch aan Power BI dashboards - Maak real-time overzichten van uitgaven en cashflow - **Gebruik Excel voor geavanceerde analyses**: - Power Query (in Excel) voor automatische data-import - Vooraf gemaakte financiële sjablonen in Excel ### Stap 3: Integratie en Optimalisatie (Weken 7-8) - **Koppel alle systemen** via Power Automate: - Automatische synchronisatie tussen factuurdata, Excel en Power BI - Automatische archivering van verwerkte facturen - **Implementeer Microsoft Forms** (gratis in M365): - Digitaal goedkeuringsformulier voor facturen - Automatische doorstroom naar accounting ### Aanbevolen Software Binnen Budget: 1. **Microsoft 365 Business Basic** (€5,60/maand) - Reeds aanwezig 2. **AI Builder add-on** (€21,70/maand) - Voor geautomatiseerde data-extractie 3. **Moneybird** (€9,95/maand) - Alternatief als u volledig boekhoudpakket wilt **Totaal: €27,30-€37,25/maand** (ruim binnen uw €200 budget) ### Implementatiestrategie: 1. **Start klein**: Begin met digitaliseren van nieuwe facturen, niet de achterstand 2. **Parallel systeem**: Houd oud en nieuw systeem 1 maand parallel draaien 3. **Training**: Gebruik gratis Microsoft trainingen voor Power Platform 4. **Faseerde implementatie**: - Maand 1: Digitale archivering - Maand 2: Automatische data-extractie - Maand 3: Rapportage en dashboards ### Verwachte Resultaten: - **60-70% tijdswinst** in factuurverwerking - **90% reductie** in handmatige invoerfouten - **Real-time inzicht** in financiële positie - **Minder papierwerk** en betere organisatie Dit plan maakt optimaal gebruik van uw bestaande Microsoft 365 investering en houdt ruim binnen uw budget. De tools zijn gebruiksvriendelijk en schaalbaar naar uw behoeften.