**Technische Handleiding voor het Opstellen van Gebruikersacceptatietesten (UAT) voor een CRM-systeem** --- ### Inleiding Gebruikersacceptatietesten (UAT) zijn essentiële tests die bepalen of een CRM-systeem aan de eisen van de eindgebruikers voldoet voordat het in productie wordt genomen. Deze handleiding helpt beginners bij het opstellen van effectieve UAT’s, met duidelijke stappen, voorbeelden en tips. --- ### 1. Teststrategie **Doel:** Zorgen dat het CRM-systeem functioneert volgens de wensen van de eindgebruikers en geschikt is voor dagelijks gebruik. **Aanpak:** - **Gebruikersgerichte testen:** Focus op bedrijfsprocessen en gebruiksscenario’s. - **Risico-gebaseerde aanpak:** Test de belangrijkste functies eerst. - **Iteratief proces:** Test meerdere keren, verbeter op basis van feedback. **Stappenplan:** 1. **Voorbereiding:** Verzamel wensen en eisen. 2. **Testplanning:** Stel testcases op. 3. **Testuitvoering:** Voer testen uit, documenteer resultaten. 4. **Evaluatie:** Bespreek bevindingen en verbeteringen. 5. **Her-testen:** Controleer of issues opgelost zijn. --- ### 2. Testscenario's en Testcases **Wat zijn testscenario's?** Een overzicht van bedrijfsprocessen of functies die getest moeten worden. **Voorbeeld van een testscenario:** *Het toevoegen van een nieuwe klant in het CRM-systeem.* **Testcases:** Specifieke stappen en verwachte resultaten. | Testcase | Beschrijving | Stappen | Verwachte uitkomst | Status | |------------|----------------|---------|-------------------|--------| | TC001 | Nieuwe klant toevoegen | 1. Ga naar “Klanten”. 2. Klik op “Nieuw”. 3. Vul klantgegevens in. 4. Klik op “Opslaan”. | De nieuwe klant verschijnt in de lijst met juiste gegevens. | Pass/Fail | **Praktisch voorbeeld testcases:** - Inloggen op het CRM-systeem en controleren of alle functies werken. - Contactgegevens invoeren en bewaren. - Rapportage genereren en controleren of alle data correct wordt weergegeven. --- ### 3. Acceptatiecriteria **Definieer vooraf de criteria waaraan het systeem moet voldoen:** - Functioneert volgens de specificaties. - Gebruikers kunnen alle kernfuncties uitvoeren zonder fouten. - Systeem reageert binnen acceptabele tijdslimieten. - Data-invoer is correct opgeslagen en terug te vinden. - Beveiligings- en toegangsrechten werken correct. **Voorbeeld van acceptatiecriteria voor een testcase:** *Bij het toevoegen van een klant moet de klant zichtbaar zijn in de klantlijst en correct worden opgeslagen.* --- ### 4. Benodigde testomgeving - **Hardware:** Werkstations, tablets of smartphones afhankelijk van gebruiksscenario’s. - **Software:** Testversie van het CRM-systeem, inclusief alle modules. - **Data:** Testgegevens die representatief zijn voor echte data, maar zonder risico voor productiegegevens. - **Toegangsrechten:** Gebruikersaccounts met juiste rollen en rechten. - **Netwerk:** Stabiele internetverbinding en toegang tot alle benodigde systemen. --- ### 5. Rapportagevereisten - **Testlog:** Gedetailleerd overzicht van uitgevoerde tests, resultaten en bevindingen. - **Bugrapporten:** Specifieke fouten met stappen om te reproduceren, screenshots en prioriteit. - **Testverslag:** Samenvatting van alle tests, geslaagde en niet-geslaagde cases, en of het systeem klaar is voor acceptatie. - **Feedbackformulieren:** Voor gebruikers om opmerkingen en suggesties te delen. **Aanbevolen tools:** Gebruik Excel, Google Sheets of gespecialiseerde testmanagementsoftware (bijvoorbeeld TestRail). --- ### 6. Veelvoorkomende Valkuilen en Tips - **Valkuil:** Niet alle belangrijke bedrijfsprocessen testen. **Tip:** Maak een lijst van kernprocessen en test deze uitgebreid. - **Valkuil:** Onrealistische verwachtingen over de werking van het systeem. **Tip:** Betrek eindgebruikers bij het opstellen van de testcases. - **Valkuil:** Gebrek aan documentatie. **Tip:** Documenteer alle bevindingen en communicatie. - **Valkuil:** Niet tijdig herhalen van tests. **Tip:** Plan her-testen nadat issues opgelost zijn. --- ### Conclusie Met deze handleiding kunnen beginnende eindgebruikers gestructureerd en effectief UAT’s opstellen voor een CRM-systeem. Het resultaat is een betrouwbaar systeem dat aansluit bij de wensen en behoeften van de organisatie. --- Heeft u nog vragen of behoefte aan verdere voorbeelden?

### Technische Handleiding: Gebruikersacceptatietesten (UAT) voor CRM-systeem #### **Inleiding** Gebruikersacceptatietesten (UAT) zijn de laatste testfase waarin eindgebruikers valideren of het CRM-systeem voldoet aan hun dagelijkse behoeften. Deze handleiding is geschreven voor beginners en begeleidt je stap voor stap bij het opstellen en uitvoeren van UAT. --- ### **1. Teststrategie** **Doel:** Zorgen dat het CRM-systeem functioneert zoals verwacht in praktijksituaties. **Aanpak:** - **Testen door eindgebruikers:** Medewerkers uit sales, klantenservice en marketing voeren tests uit. - **Realistische scenario’s:** Testcases zijn gebaseerd op dagelijkse workflows. - **Iteratief testen:** Feedback wordt direct verwerkt en opnieuw getest. - **Focus op bruikbaarheid:** Controleer of het systeem intuïtief is en tijd bespaart. **Voorbeeld van een testcyclus:** 1. Testplan opstellen → 2. Testcases uitvoeren → 3. Resultaten documenteren → 4. Problemen escaleren → 5. Her testen na oplossing. --- ### **2. Testscenario’s en Acceptatiecriteria** Testscenario’s beschrijven "wat" er getest wordt, acceptatiecriteria bepalen "wanneer het slaagt". #### **Scenario 1: Klantgegevens beheren** - **Teststappen:** 1. Log in het CRM-systeem in. 2. Zoek een bestaande klant op basis van e-mailadres. 3. Voeg een nieuwe telefoonnummer toe aan het klantprofiel. 4. Sla de wijzigingen op. - **Acceptatiecriteria:** - Zoekresultaten tonen binnen 3 seconden de juiste klant. - Wijzigingen worden opgeslagen zonder foutmeldingen. - Het nieuwe telefoonnummer is direct zichtbaar in het profiel. #### **Scenario 2: Verkoopkans registreren** - **Teststappen:** 1. Open het dashboard "Verkooppijplijn". 2. Creëer een nieuwe verkoopkans met details zoals verwachte omzet en sluitingsdatum. 3. Koppel de verkoopkans aan een bestaande klant. 4. Wijzig de status naar "In Onderhandeling". - **Acceptatiecriteria:** - Verkoopkans verschijnt direct in de pijplijn. - Automatische notificatie wordt verstuurd naar de salesmanager. - Rapportages worden real-time bijgewerkt. #### **Scenario 3: Rapport genereren** - **Teststappen:** 1. Navigeer naar "Rapportagemodule". 2. Selecteer een vooraf gedefinieerd rapport (bijv. "Maandelijkse Omzet"). 3. Pas filters toe (bijv. periode: januari 2024). 4. Exporteer het rapport naar PDF. - **Acceptatiecriteria:** - Het rapport laadt binnen 10 seconden. - Geëxporteerde PDF bevat alle gevraagde gegevens zonder opmaakfouten. --- ### **3. Benodigde Testomgeving** - **Hardware/Software:** - Een aparte UAT-omgeving identiek aan de live-omgeving. - Toegang tot testdatabases met anonieme klantgegevens. - Ondersteunde browsers (Chrome, Firefox) of mobiele apps. - **Testdata:** - Minimaal 50 fictieve klantprofielen. - Voorbeelden van verkoopkansen, contactmomenten en documenten. - **Toegang:** - Unieke inloggegevens voor elke tester. - Handleidingen voor basisnavigatie (bijv. "Hoe zoek ik een klant?"). --- ### **4. Rapportagevereisten** Documenteer resultaten eenduidig om problemen traceerbaar te maken. **Template voor testrapportage:** - **Testcase-ID:** BV. UAT-KLANT-001 - **Tester:** Naam van de gebruiker - **Datum:** 15-01-2024 - **Resultaat:** Geslaagd/Mislukt - **Opmerkingen:** Bijv. "Zoekfunctie reageert traag bij >100 resultaten." - **Prioriteit:** Hoog/Medium/Laag (bij mislukking). **Escalatieproces:** 1. Meld problemen direct in een gedeeld dashboard (bijv. Jira of Excel). 2. Beschrijf: Stappen om de fout te reproduceren + verwacht vs. actueel resultaat. 3. Kritieke fouten (bijv. systeemcrashes) worden binnen 24 uur opgepakt. --- ### **5. Praktische Voorbeelden van Testcases** **Testcase 1: E-mailintegratie** - **Stappen:** Open een klantprofiel → Klik "E-mail verzenden" → Typ een bericht → Verstuur. - **Slaagcriterium:** E-mail verschijnt in "Verzonden items" van Outlook/Gmail. **Testcase 2: Mobiele toegang** - **Stappen:** Log in op de CRM-app → Controleer of offline wijzigingen synchroniseren bij herstel van internet. - **Slaagcriterium:** Wijzigingen zijn zichtbaar in de webversie binnen 1 minuut. --- ### **6. Veelvoorkomende Valkuilen en Oplossingen** 1. **Te technische testcases** - **Valkuil:** Testers begrijpen termen zoals "API-integratie" niet. - **Oplossing:** Gebruik alledaagse taal, bijv. "Test of het systeem gegevens uit Outlook kan importeren." 2. **Onvoldoende testdata** - **Valkuil:** Testen met 2-3 klanten, waardoor prestatietesten niet betrouwbaar zijn. - **Oplossing:** Vul de testdatabase met realistische volumes (bijv. 1.000 klanten). 3. **Geen duidelijke rolverdeling** - **Valkuil:** Iedereen test alles, waardoor kritieke functies worden gemist. - **Oplossing:** Wijs rollen toe (bijv. salesmedewerker test verkoopmodules, support test ticketafhandeling). 4. **Feedback niet structureel verwerkt** - **Valkuil:** Bevindingen belanden in e-mails en worden vergeten. - **Oplossing:** Gebruik een centraal tool zoals Trello of SharePoint voor tracking. --- ### **7. Checklist voor Succesvolle UAT** - [ ] Testomgeving is klaar en stabiel. - [ ] Alle testers zijn getraind in basisgebruik van het CRM. - [ ] Testscenario’s dekken minstens 80% van de dagelijkse processen. - [ ] Duidelijke afspraken over rapportagetijdlijnen (bijv. dagelijkse stand-ups). - [ ] Acceptatiecriteria zijn vooraf goedgekeurd door alle afdelingen. **Slotopmerking:** UAT draait om vertrouwen opbouwen. Vier successen en behandel feedback als kansen om het systeem te verbeteren! Voor vragen: raadpleeg de interne CRM-helpdesk.