**Standaard Operationele Procedure (SOP): Voorraadbeheer voor Verkoopteam - Beginners** --- ### Doelstelling Zorgen voor een effectief en efficiënt voorraadbeheer dat accurate voorraadtellingen, tijdige bestellingen en minimale voorraadtekorten garandeert, zodat het verkoopteam altijd over voldoende producten beschikt om aan klantvraag te voldoen. ### Scope Deze SOP is van toepassing op alle leden van het verkoopteam die betrokken zijn bij het beheer, de controle en de bestellingen van voorraad binnen [Bedrijfsnaam]. ### Verantwoordelijkheden - **Verkoopteam Beginners:** Uitvoeren van dagelijkse voorraadcontroles, tijdig melden van tekorten en up-to-date houden van voorraadgegevens. - **Voorraadbeheer Coordinator:** Overzien van het voorraadproces, ondersteuning bieden en zorgen voor correcte administratie. - **Finance/Afdeling Administratie:** Verwerken van bestellingen en voorraadgegevens in het ERP-systeem. --- ### Gedetailleerde Stapsgewijze Instructies #### 1. Dagelijkse Voorraadcontrole - **Stap 1:** Controleer de voorraadstatus in het ERP-systeem aan het begin van elke werkdag. - **Stap 2:** Visueel controleren van de fysieke voorraad in de magazijnrekken. - **Stap 3:** Vergelijk de fysieke telling met de systeemgegevens. - **Voorbeeld:** Als het systeem aangeeft dat er 50 stuks van product X zijn, maar je telt er slechts 45, noteer dit verschil. #### 2. Melden van Tekorten of Overschotten - **Stap 1:** Noteer afwijkingen in het voorraadcontroleformulier (bijgevoegd sjabloon). - **Stap 2:** Meld onmiddellijk aan de voorraadbeheer coordinator via email of het vaste meldingsformulier. - **Voorbeeld:** Bij een tekort van 5 stuks van een populair product zoals "Dames T-shirt", meld je dit direct zodat een bijbestelling kan worden geplaatst. #### 3. Bestellen van Voorraad - **Stap 1:** De voorraadbeheer coordinator beoordeelt de meldingen en plaatst bestellingen bij leveranciers. - **Stap 2:** Gebruik het bestelformulier (sjabloon bijgevoegd) om bestellingen te documenteren. - **Stap 3:** Bevestig de bestelling en volg de levering. - **Voorbeeld:** Als de voorraad van "Bluetooth koptelefoons" onder de minimumdrempel van 10 stuks komt, wordt er een bestelling geplaatst. #### 4. Bijhouden en Documentatie - **Stap 1:** Vul dagelijks het voorraadcontroleformulier in. - **Stap 2:** Bewaar alle orderbevestigingen en ontvangstbewijzen digitaal en fysiek. - **Stap 3:** Voer alle voorraadgegevens periodiek in het ERP-systeem in. --- ### Formulieren en Sjablonen **1. Voorraadcontroleformulier** *(Aan te passen naar bedrijfsnaam)* | Productnaam | Systeemvoorraad | Fysieke telling | Verschil | Opmerkingen | |--------------|------------------|------------------|-----------|--------------| | Product A | 50 | 45 | -5 | Tekort gemeld, bijbestelling nodig | | Product B | 20 | 20 | 0 | Geen actie nodig | **2. Bestelformulier** | Productnaam | Hoeveelheid | Leverancier | Verwachte leverdatum | Opmerkingen | |--------------|--------------|--------------|----------------------|--------------| | Product X | 30 | Leverancier Y | 3 werkdagen | Noodzakelijk voor komende campagne | --- ### Nalevingsvereisten - Alle voorraadcontroles worden dagelijks uitgevoerd en geregistreerd. - Tekorten worden onmiddellijk gemeld en geregistreerd. - Bestellingen worden binnen 24 uur na melding geplaatst. - Periodieke audits (minimaal elk kwartaal) om de nauwkeurigheid te waarborgen. - Naleving wordt gecontroleerd door de Voorraadbeheer Coordinator. --- ### Praktische Voorbeelden voor Beginners - **Voorbeeld 1:** Je merkt dat er slechts 3 stuks van een populair product zoals "Sportlegging" op voorraad zijn, terwijl je weet dat de verkoopverwachting voor de komende week 20 stuks is. Je meldt dit direct, zodat een nieuwe bestelling kan worden geplaatst. - **Voorbeeld 2:** Tijdens je dagelijkse controle tel je 55 stuks van "Heren Overhemd", terwijl het systeem 60 aangeeft. Je noteert dit verschil en meldt het aan de voorraadbeheer coordinator voor verdere controle. --- ### Conclusie Door het volgen van deze SOP zorg je voor een gestructureerde en consistente aanpak van voorraadbeheer, wat de beschikbaarheid van producten verbetert en de klanttevredenheid verhoogt. --- Voor vragen of ondersteuning, neem contact op met de Voorraadbeheer Coordinator via [contactgegevens].

Zeker, hier is een aangepaste Standaard Operationele Procedure (SOP) voor Voorraadbeheer, specifiek toegespitst op een Verkoopteam met beginners. --- **SOP: Voorraadbeheer voor Verkoopteam (Beginners)** **Document ID:** SOP-VKL-VRB-001 **Versie:** 1.0 **Datum:** 20 oktober 2023 **Geldigheidsduur:** 1 jaar (daarna evalueren) --- ### **1. Doelstelling** Het doel van deze SOP is om het verkoopteam te ondersteunen bij het nauwkeurig beheren van de voorraad, zodat: - Klanten correcte voorraadinformatie krijgen. - Verkoopkansen worden gemaximaliseerd door tijdige aanvulling. - Fouten in bestellingen worden geminimaliseerd. - Het team vertrouwd raakt met basisvoorraadprocessen. --- ### **2. Toepassingsgebied (Scope)** Deze SOP is van toepassing op alle leden van het verkoopteam die betrokken zijn bij: - Het controleren van voorraadniveaus. - Het verwerken van verkopen en reserveringen. - Het communiceren met het magazijn of inkoopafdeling. - Het gebruik van het voorraadbeheersysteem (bijv. Excel, ERP-software). --- ### **3. Verantwoordelijkheden** - **Verkoopmedewerker:** Controleert voorraad, informeert klanten, registreert verkopen en meldt problemen. - **Teamleider Verkoop:** Ziet toe op naleving, lost escalaties op en fungeert als contactpersoon voor andere afdelingen. - **Magazijnmedewerker:** Levert voorraadupdates en voert fysieke tellingen uit (externe verantwoordelijkheid voor samenwerking). --- ### **4. Stapsgewijze Instructies** #### **Stap 1: Voorraad Controleren voor een Verkoopgesprek** 1. **Toegang tot het Voorraadbeheersysteem:** Log in op het systeem (bijv. ERP of Excel-dashboard). 2. **Zoek het Product:** Gebruik de zoekfunctie met de productcode of -naam. 3. **Noteer Beschikbare Voorraad:** Kijk naar de kolom "Beschikbaar" of "Op Voorraad". - *Voorbeeld:* Als een klant vraagt naar "Product XYZ", zoek je dit op en zie je "25 stuks beschikbaar". 4. **Controleer Levertijd:** Als de voorraad laag is (<10 stuks), check de verwachte leverdatum van nieuwe voorraad. #### **Stap 2: Verkoop Registreren** 1. **Bevestig Voorraad opnieuw:** Voor het afronden van een verkoop, controleer je de voorraad opnieuw om zekerheid te hebben. 2. **Update het Systeem:** Voer de verkoop in het systeem in, zodat de voorraad automatisch wordt verlaagd. - *Voorbeeld:* Verkoop van 5 stuks "Product ABC" – het systeem moet de voorraad met 5 verminderen. 3. **Genereer een Bon/Order:** Print of mail een bevestiging naar de klant. #### **Stap 3: Laag Voorraad Melden** 1. **Herken Tekenen:** Als voorraad onder het minimum komt (bijv. <5 stuks) of als een product uitverkocht is. 2. **Vul het "Laag-Voorraad-Formulier" in:** Gebruik het sjabloon in Bijlage A. - *Voorbeeld:* "Product DEF, nog 3 stuks, dringend bijbestellen." 3. **Stuur het Formulier:** Mail het naar de teamleider en inkoopafdeling. #### **Stap 4: Dagelijkse Afsluiting** 1. **Review Verkoopactiviteiten:** Aan het eind van de dag, bekijk je de verkochte producten in het systeem. 2. **Rapporteer Afwijkingen:** Als er verschillen zijn (bijv. voorraad klopt niet), noteer dit in het "Dagelijks Voorraadlogboek" (Bijlage B). 3. **Overleg met Team:** Bespreek eventuele problemen in het dagelijkse teamoverleg. --- ### **5. Formulieren en Sjablonen** #### **Bijlage A: Laag-Voorraad-Formulier** ``` Datum: [dd-mm-jjjj] Productnaam: [Naam] Productcode: [Code] Huidige Voorraad: [Aantal] Minimum Voorraad: [Aantal] Opmerkingen: [Bijv. "Klant wacht op aanvulling"] Ingediend door: [Naam Verkoopmedewerker] ``` #### **Bijlage B: Dagelijks Voorraadlogboek (Excel-sjabloon)** | Datum | Productcode | Verwachte Voorraad | Werkelijke Voorraad | Afwijking | Oorzaak | Actie | |-------------|-------------|---------------------|---------------------|-----------|---------|-------| | 20-10-2023 | XYZ123 | 50 | 48 | -2 | Telfout | Herstellen | --- ### **6. Nalevingsvereisten** - **Training:** Alle nieuwe verkoopmedewerkers volgen een basistraining over deze SOP. - **Audits:** Maandelijkse steekproefsgewijze controles door de teamleider op voorraadnauwkeurigheid. - **Documentatie:** Wijzigingen in de SOP moeten worden goedgekeurd door de teamleider en vastgelegd in een revisielog. --- ### **7. Praktische Voorbeelden voor Beginners** - **Voorbeeld 1:** Een klant belt en vraagt of "Product LMN" op voorraad is. Je opent het voorraadsysteem, zoekt "LMN", en ziet "15 stuks". Je antwoordt: "Ja, we hebben er 15 direct leverbaar." - **Voorbeeld 2:** Na een verkoop van 2 stuks "Product PQR", update je het systeem. De voorraad daalt van 10 naar 8 stuks. Je vult het dagelijkse logboek in als je een fout tegenkomt. - **Voorbeeld 3:** Je ziet dat "Product UVW" nog maar 2 stuks heeft. Je vult het Laag-Voorraad-Formulier in en mailt het naar je teamleider met de melding "Snel bijbestellen om verkoop te niet mis te lopen." --- ### **8. Bijlagen** - Bijlage A: Laag-Voorraad-Formulier (digitaal beschikbaar in gedeelde map). - Bijlage B: Dagelijks Voorraadlogboek (Excel-sjabloon). --- Deze SOP is ontworpen om beginners stap voor stap te begeleiden. Voor vragen, neem contact op met je teamleider. Succes met toepassen! 🚀