Natuurlijk! Hier is een stapsgewijze gids om een Zapier-automatisering te maken die taken automatisch prioriteert en plant op basis van urgentie, deadlines en betrokken teams: Stap 1: Triggers instellen - Kies de app: Asana of Trello (afhankelijk van waar je je taken beheert). - Trigger: Nieuwe taak of bijgewerkte taak (bijvoorbeeld "New Task" of "Task Updated"). - Filters: Voeg een filter toe om alleen taken te activeren die relevant zijn (bijvoorbeeld taken met een deadline binnen 2 dagen). Stap 2: Voorwaarden en filters - Gebruik de filter-optie om te controleren of de deadline van de taak binnen 2 dagen ligt. - Voeg eventueel filters toe voor specifieke teams of labels om prioriteit verder te verfijnen. Stap 3: Prioriteiten toekennen - Gebruik een "Formatter" actie om de prioriteit te bepalen: - Als deadline ≤ 2 dagen, stel prioriteit in op "hoog". - Anders op "laag" of "middel". - Of gebruik een "Code" actie (JavaScript of Python) om logica te schrijven die prioriteit toekent op basis van meerdere criteria. Stap 4: Taken bijwerken of labels toevoegen - Gebruik een actie om de taak te updaten: - Voeg een label toe zoals "Hoge Prioriteit" in Asana/Trello. - Of voeg een aangepaste veldwaarde toe voor prioriteit. Stap 5: Planning en toewijzing - Voor taken met hoge prioriteit: - Voeg een actie toe om de taak toe te wijzen aan een specifiek teamlid of een project. - Maak een nieuwe gebeurtenis in Google Calendar: - Voeg de taak toe als een afspraak of herinnering, gepland op de dag dat de taak moet worden uitgevoerd. - Gebruik dynamische gegevens uit de taak (zoals naam, deadline, prioriteit). Stap 6: Automatisering testen en activeren - Test je Zap grondig met verschillende voorbeeldtaken. - Zorg dat de automatisering correct prioriteert, plant en wijst toe. Optioneel: Verbeteringen - Voeg meldingen of notificaties toe (bijvoorbeeld via Slack of e-mail) om teamleden te informeren over nieuwe hoge prioriteitstaken. - Automatiseer herhaalde controles (bijvoorbeeld dagelijks) om nieuwe taken te beoordelen en te plannen. Door deze stappen te volgen, wordt je workflow veel efficiënter en worden taken automatisch correct geprioriteerd en gepland, waardoor vertragingen verminderen.

Zeker! Hier is een gedetailleerd ontwerp voor een Zapier-automatisering die jouw workflow zal optimaliseren: ## 📋 **Overzicht van de Automatisering** Deze Zap verbindt Asana/Trello met Google Calendar om taken automatisch te prioriteren en in te plannen op basis van urgentie en deadlines. --- ## 🔗 **TRIGGER (Startpunt)** **Optie 1 - Voor Asana:** - "Nieuwe Taak" in een specifiek project - OF "Taak bijgewerkt" wanneer status/datum verandert **Optie 2 - Voor Trello:** - "Nieuw Kaart" in een specifiek bord - OF "Kaart verplaatst" tussen lijsten --- ## ⚡ **FILTERS (Voor prioritering)** ### **Filter 1: Deadline binnen 2 dagen** ``` Als: Deadline datum bestaat EN minder dan 48 uur in de toekomst Dan: Door naar volgende stap Anders: Stop ``` ### **Filter 2: Urgentie-markering** ``` Als: Taak bevat labels/tags zoals "URGENT" of "HOOG" Dan: Automatisch hoge prioriteit ``` ### **Filter 3: Team-betrokkenheid** ``` Als: Specifieke teams zijn toegewezen (bijv. "Development", "Marketing") Dan: Pas standaard planningstijden toe per team ``` --- ## 🎯 **ACTIES (Wat er gebeurt)** ### **Stap 1: Prioriteit toekennen** **Voor Asana:** - Wijzig taakprioriteit naar "Hoog" - Voeg custom field toe: "Auto-geprioriteerd" **Voor Trello:** - Voeg label "🔥 HOOG" toe - Update kaarttitel: "[URGENT] Originele titel" ### **Stap 2: Google Calendar Event maken** **Event details:** - **Titel:** `[URGENT] [Team] - Taaknaam` - **Beschrijving:** ``` Deadline: [Taak deadline] Link: [Taak URL] Prioriteit: HOOG (auto-toegekend) ``` - **Duur:** 60-90 minuten (standaard voor urgente taken) - **Kleurcode:** Rood voor hoge urgentie - **Meldingen:** 24u en 1u van tevoren --- ## 🛠 **Praktische Setup Tips** ### **In Asana/Trello:** 1. **Standaardiseer deadline velden** 2. **Maak een "URGENT" label/lijst** 3. **Zorg dat teamtoewijzingen consistent zijn** ### **In Google Calendar:** 1. **Maak een aparte calendar "Urgente Taken"** 2. **Standaardiseer event templates** 3. **Gebruik verschillende kleuren per team** --- ## ⚙️ **Geavanceerde Optimalisaties** ### **Team-specifieke planning:** ```javascript // Voorbeeld van custom code in Zapier if (team === "Development") { eventDuration = 120; // 2 uur voor dev-taken } else if (team === "Marketing") { eventDuration = 60; // 1 uur voor marketing } ``` ### **Deadline-conflict detectie:** - Controleer of er overlap is met bestaande events - Plan alternatieve tijdsloten indien nodig --- ## 📊 **Monitoring & Onderhoud** ### **Succes metingen:** - Aantal automatisch geprioriteerde taken per week - Gemiddelde tijdswinst t.o.v. handmatige planning - Deadline-compliance percentage ### **Onderhoud:** - Review Zap logs wekelijks - Pas filters aan op basis van resultaten - Update team-specifieke instellingen bij wijzigingen --- ## 🚨 **Probleemoplossing** **Veelvoorkomende issues:** - Taken worden niet herkend → Check trigger-instellingen - Prioriteit incorrect → Verfijn filter-logica - Calendar events conflicteren → Pas buffer-tijden toe **Backup plan:** Houd een "Review" lijst/bord bij voor handmatige controle van twijfelgevallen. --- Deze automatisering zou jouw vertragingen significant moeten verminderen en ervoor zorgen dat urgente taken nooit meer tussen de wal en het schip vallen! Wil je dat ik specifieke onderdelen verder uitwerk?