Natuurlijk! Hier is een overzicht om een Zapier-workflow te ontwerpen die dynamisch data synchroniseert tussen Google Sheets en Salesforce, gericht op realtime of periodieke updates van alleen actieve klantgegevens met e-mailadressen: 1. Trigger instellen: - Gebruik een Trigger zoals “New or Updated Spreadsheet Row” in Google Sheets. - Selecteer je sheet waarin klantgegevens staan. - Voeg een filter toe om alleen rijen te activeren waar het veld “Actief” op “Ja” staat en het veld “E-mail” niet leeg is. 2. Data filteren: - Voeg een “Filter” actie toe om ervoor te zorgen dat alleen gegevens van actieve klanten met een e-mailadres verder gaan. - Bijvoorbeeld: - Actief gelijk aan “Ja” - E-mail niet leeg 3. Acties instellen: - **Optie 1: Data updaten in Salesforce** - Gebruik “Find Record” om te zoeken naar een bestaande klant op basis van het e-mailadres. - Als de klant bestaat, gebruik “Update Record” om gegevens bij te werken. - Als de klant niet bestaat, kun je een “Create Record” toevoegen om een nieuwe klant aan te maken. - **Optie 2: Data in Google Sheets bijwerken** - Je kunt ook twee way-sync’s maken, afhankelijk van je behoefte, bijvoorbeeld door na het bijwerken in Salesforce de Google Sheet te updaten. 4. Periodieke updates of realtime: - **Realtime**: De trigger “New or Updated Row” is ideaal voor directe synchronisatie zodra een rij wordt gewijzigd. - **Periodiek**: Gebruik een “Schedule” trigger (bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks) en voeg een “Lookup” of “Find Multiple Rows” toe om data te verwerken. Vervolgens kun je met “Loop” acties door de gevonden records gaan en synchroniseren. 5. Vertragingen instellen: - Voeg “Delay” acties toe (bijvoorbeeld 5-10 minuten) tussen stappen om te voorkomen dat systemen overbelast raken of om te wachten op gegevensconsistentie. - Dit is vooral handig bij grote datasets of indien je meerdere synchronisaties in korte tijd hebt. 6. Extra overwegingen: - Zorg dat je workflows foutafhandeling bevat, bijvoorbeeld door “Error” filters of fallback-acties. - Test je workflow met een kleine dataset om zeker te zijn dat alleen actieve klanten met e-mail worden gesynchroniseerd. Door deze stappen te volgen, vervang je handmatige export/import met een geautomatiseerd, flexibel systeem dat op basis van je behoeften kan werken in realtime of periodiek.

Zeker, ik help je graag een efficiënte Zapier-workflow te ontwerpen. Hier is een stapsgewijze handleiding in het Nederlands. --- ### **Overzicht van de Workflow** Doel: Automatische synchronisatie van actieve klantgegevens (met e-mailadres) van Google Sheets naar Salesforce, zonder handmatig werk. **Belangrijke uitgangspunten:** - Alleen rijen met een ingevuld e-mailadres en een status "Actief" worden gesynchroniseerd. - Vermijd dubbele records in Salesforce. - Realtime of frequente updates (bijv. om de 15 minuten). --- ### **Stap 1: Voorbereiding van je Google Sheet** Zorg dat je Google Sheet deze kolommen bevat (of vergelijkbaar): - **E-mailadres** (verplicht, voor matching) - **Status** (bijv. "Actief", "Inactief") - Overige klantgegevens (naam, telefoon, bedrijf, etc.). Gebruik een filter of formule om alleen rijen met "Actief" en een e-mailadres te markeren. --- ### **Stap 2: Zapier Workflow Ontwerp** #### **Trigger: Google Sheets - "Nieuwe of Bijgewerkte Spreadsheet Rij"** - **Kies je Google Sheet** en het specifieke werkblad. - **Stel de trigger in** om te scannen op wijzigingen: - Kies voor **"Planmatig"** (bijv. elke 15 minuten) voor quasi-realtime updates. - Of kies **"Realtime"** (via Google Sheets add-on) als je directe sync nodig hebt (premium functie). - **Stel filters in** (cruciaal!): - Voeg een filter toe om alleen rijen te verwerken waar: - `Status` gelijk is aan "Actief" - `E-mailadres` bestaat en niet leeg is. Dit voorkomt onnodige acties voor inactieve of onvolledige records. --- #### **Actie 1: Salesforce - "Record Zoeken"** Doel: Controleren of de klant al bestaat in Salesforce om duplicates te voorkomen. - Kies het object **"Contact"** of **"Lead"** (afhankelijk van je use-case). - Gebruik **"E-mailadres"** als zoekveld om te matchen met de waarde uit Google Sheets. - Configureer vervolgstappen: - **Als gevonden**: Update bestaand record (ga naar Actie 2a). - **Als niet gevonden**: Maak nieuw record (ga naar Actie 2b). --- #### **Actie 2a: Salesforce - "Record Bijwerken"** (als record bestaat) - Map de velden vanuit Google Sheets naar Salesforce (bijv. Naam, Telefoon, Bedrijf). - Gebruik het Salesforce-record-ID van de zoekactie om het juiste record bij te werken. #### **Actie 2b: Salesforce - "Record Maken"** (als record niet bestaat) - Map de velden op dezelfde manier, maar maak een nieuw record aan. --- ### **Stap 3: Vertragingen en Foutbeheer** - **Planmatige trigger**: Stel in op elke **15 minuten** voor een goede balans tussen realtime en prestaties. - **Handmatige vertraging**: Meestal niet nodig, tenzij je bewust wilt wachten tussen acties (bijv. voor rate limits). Zapier hanteert automatisch vertragingen bij API-limieten. - **Foutafhandeling**: Schakel **"Stuur mij een e-mail bij fouten"** in om meldingen te ontvangen bij mislukte syncs (bijv. ontbrekende velden in Salesforce). --- ### **Stap 4: Testen en Implementatie** 1. Test de Zap met een **beperkte dataset** (bijv. 2-3 actieve records). 2. Controleer of records correct worden gemaakt/bijgewerkt in Salesforce. 3. Pas zo nodig veldmappingen aan via de Zapier-editor. --- ### **Tips voor Onderhoud** - Houd veldnamen consistent tussen Google Sheets en Salesforce. - Gebruik een log-kolom in Google Sheets om sync-status bij te houden (optioneel, via extra Zapier-stappen). - Overweeg een backup-strategy voor kritieke data. --- ### **Voorbeeld Zapier-instellingen (samengevat):** - **Trigger**: Google Sheets (elke 15 minuten) + filter op "Actief" en e-mail. - **Actie 1**: Salesforce Zoeken (op e-mail). - **Actie 2a**: Bijwerken (indien gevonden). - **Actie 2b**: Maken (indien niet gevonden). Met deze workflow elimineer je wekelijkse handmatige imports en houd je Salesforce altijd up-to-date. Succes! 🚀