Natuurlijk! Hier is een gedetailleerd ontwerp voor een Zapier-automatisering die jouw abonnementen en facturatieproces stroomlijnt door Shopify, PayPal, Gmail en Stripe te koppelen: 1. Trigger: Nieuwe bestelling of abonnement in Shopify - Stel een trigger in die activeert bij nieuwe bestellingen of abonnementen in Shopify. - Hiermee wordt de automatisering gestart zodra een klant een abonnement afsluit. 2. Actie: Abonnementsgegevens opslaan in Google Sheets - Gebruik Google Sheets om de startdatum, klantgegevens, abonnementstype en status bij te houden. - Voeg kolommen toe voor startdatum, einddatum, betalingsstatus, factuurnummer, etc. 3. Trigger: Betaling voltooid via PayPal of Stripe webhook - Configureer Stripe-webhooks in Zapier om te activeren bij succesvolle betalingen. - Voor PayPal, gebruik de PayPal-connector of webhook om betalingsactiviteiten te detecteren. 4. Actie: Betalingsstatus bijwerken in Google Sheets - Op basis van de webhook-gegevens, update je de betalingsstatus voor de betreffende klant en abonnement. 5. Actie: Factuur genereren en versturen via Gmail - Gebruik Gmail om automatisch een factuur of betalingsbevestiging te sturen. - Voeg een sjabloon of PDF bij met factuurdetails, inclusief factuurnummer, datum, bedrag, en betalingsstatus. 6. Actie: Herinneringen sturen voor openstaande betalingen - Stel een tijdgebaseerde Zap in (bijvoorbeeld elke dag) die Google Sheets controleert op openstaande of verlopen betalingen. - Verstuur automatische betalingsherinneringen via Gmail. 7. Abonnement einddatum bijhouden en beëindigen - Gebruik de einddatum in Google Sheets om abonnementen te monitoren. - Eventueel, een automatische e-mail sturen of actie ondernemen als een abonnement verloopt. 8. Optioneel: Automatisch nieuwe facturen aanmaken - Bij elke nieuwe betaling of abonnement, automatisch een nieuwe factuur genereren en versturen. 9. Beheer en rapportage - Maak dashboards in Google Data Studio of vergelijkbare tools voor overzicht van betalingen en abonnementen. Extra tips: - Test elke stap grondig voordat je het volledig activeert. - Zorg dat je webhook-URL’s correct zijn ingesteld in Stripe en PayPal. - Bewaar alle communicatie en facturen volgens de geldende regelgeving. Met deze opzet beheer je automatisch je abonnementen, facturatie en betalingen, zonder handmatig werk. Wil je dat ik een voorbeeld Zapier-actie voor een specifieke stap verder uitwerk?

Zeker, ik help je graag een uitgebreide Zapier-automatisering te ontwerpen die jouw abonnementen- en facturatieprocessen stroomlijnt. Hier is een stapsgewijze oplossing die Shopify, PayPal, Gmail en Stripe integreert: ### **Overzicht van de Automatisering** Deze Zapier "Zap" elimineert handmatig werk door: - Abonnementsdatums automatisch bij te houden - Facturen en herinneringen te genereren - Betalingsstatus real-time te synchroniseren - Alles te koppelen aan jouw bestaande tools --- ### **Stap 1: Shopify Trigger - Nieuw Abonnement Registreren** **Trigger:** *Nieuwe bestelling in Shopify* - Configureer je Shopify-account in Zapier - Bij elke nieuwe abonnementsbestelling: - Sla klantgegevens op (e-mail, product, abonnementsdetails) - Bereken einddatum (bijv. +1 maand bij maandabonnement) - **Actie:** Voeg rij toe in Google Spreadsheets (vervangt Excel) met: - Klant-ID - Startdatum (vandaag) - Einddatum (berekend) - Status: "Actief" --- ### **Stap 2: Factuur Genereren en Versturen** **Trigger:** *Nieuwe rij in Spreadsheet* (van Stap 1) OF *Dagelijkse Schedule* - **Optie A (Direct):** Genereer PDF-factuur via tools zoals: - **PDF.co** (binnen Zapier) - **Google Docs Template** (automatisch invullen) - **Optie B (Eenvoudig):** Maak professionele e-mailtemplate in Gmail met: - Factuurdetails (klantnaam, bedrag, vervaldatum) - PayPal-betalingslink - **Actie:** *E-mail verzenden via Gmail* - Stuur factuur direct bij nieuw abonnement - Of plan wekelijkse batchverzending --- ### **Stap 3: Betalingsherinneringen Automatiseren** **Trigger:** *Schedule by Zapier* (elke ochtend controleren) - Check Google Spreadsheet op: - Abonnementen die over 3 dagen verlopen - Niet-betaalde facturen (>7 dagen oud) - **Acties:** 1. *Verstuur e-mailherinnering* via Gmail 2. Update status in Spreadsheet naar "Herinnering Verzonden" 3. Bij 2e herinnering: status "Tweede Herinnering" --- ### **Stap 4: Stripe Webhook - Betalingsstatus Bijwerken** **Trigger:** *Webhook by Zapier* (van Stripe) - Stel Stripe in om webhooks te sturen bij: - `payment_intent.succeeded` - `payment_intent.payment_failed` - **Acties per status:** - **Succes:** Update Spreadsheet: - Status: "Betaald" - Betaaldatum: [huidige datum] - Verleng einddatum met abonnementsperiode - **Mislukt:** Update Spreadsheet: - Status: "Betaling Mislukt" - Verstuur automatische e-mail via Gmail met nieuwe betaallink --- ### **Stap 5: Abonnementsverlenging/Beëindiging** **Trigger:** *Schedule by Zapier* (dagelijkse check) - Check Google Spreadsheet op: - Abonnementen waar einddatum = vandaag - **Acties:** - **Verlenging:** Genereer nieuwe factuur (Stap 2) - **Beëindiging:** - Update status naar "Beëindigd" - Verstuur bevestigingsmail via Gmail - (Optioneel) Update klantstatus in Shopify --- ### **Praktische Implementatietips** 1. **Google Spreadsheets Template:** ``` Kolommen: Klant-ID | E-mail | Product | Startdatum | Einddatum | Status | LaatsteFactuur | Betaaldatum ``` 2. **Zapier-stappen Setup:** - Maak een "Multi-Step Zap" aan - Test elke stap met echte data - Activeer webhooks in Stripe Dashboard 3. **E-mailtemplates (Gmail):** - Gebruik merge-tags voor personalisatie (bijv. `{{Klantnaam}}`) - Voeg duidelijke PayPal-betalingslinks toe - Includeer factuur als PDF-bijlage 4. **Stripe Webhook Configuratie:** - Endpoint URL: Kopieer van Zapier Webhook-trigger - Events selecteren: `payment_intent.succeeded` + `payment_intent.payment_failed` --- ### **Aanvullende Optimalisaties** - **Dubbele boekhouding voorkomen:** Gebruik Zapier's "Filter" stap om dubbele verwerking tegen te gaan - **Rapportage:** Voeg een wekelijkse export naar Excel toe voor jouw huidige proces - **Foutafhandeling:** Stel een aparte Zap in voor gefaalde betalingen met escalatieproces ### **Startprocedure** 1. Maak het Google Spreadsheet aan met bovenstaande kolommen 2. Creëer de Zapier Zap met de 5 hoofstappen 3. Test met 1-2 testklanten 4. Roll out volledig naar alle abonnementen Deze automatisering zal je uren aan handmatig werk besparen en zorgt voor een professionele, tijdige afhandeling van alle abonnementen en facturen!