Natuurlijk! Hier is een stapsgewijze handleiding om een geavanceerde multi-level goedkeuringsworkflow voor onkostendeclaraties in Zapier te maken, inclusief conditionele paden, meldingen en escalaties: 1. Trigger instellen: Begin met een trigger, bijvoorbeeld wanneer een nieuwe onkostendeclaratie wordt ingediend via een formulier (zoals Google Forms, Typeform) of een nieuwe invoer in een spreadsheet (bijvoorbeeld Google Sheets). 2. Eerste goedkeuringsstap: - Voeg een actie toe om een e-mail te sturen naar de eerste beoordelaar (bijvoorbeeld de manager). - Gebruik de "Delay" functie (bijvoorbeeld met de Zapier Delay app) om een termijn te stellen voor goedkeuring (bijv. 3 dagen). 3. Conditie controleren: - Voeg een "Filter" of "Paths" toe om te controleren of de goedkeuring is gegeven. - Als de goedkeuring wordt ontvangen binnen de termijn, ga door naar de volgende stap. - Als niet, stuur een herinnering of escalatie. 4. Herinneringen en escalaties: - Voeg een "Delay" toe voor een herinnering (bijvoorbeeld na 2 dagen). - Als er nog geen goedkeuring is, stuur een herinneringsmail aan de beoordelaar. - Als er nog steeds geen reactie na de herinnering, stuur een escalatie-e-mail naar een hogere manager of verantwoordelijke. 5. Meerdere goedkeuringslagen: - Herhaal stappen 2-4 voor de tweede en eventueel derde laag goedkeuring. - Gebruik "Paths" om verschillende paden te creëren afhankelijk van de uitkomst (bijvoorbeeld: afgewezen, goedgekeurd, wacht op goedkeuring). 6. Conditionele paden: - Gebruik "Paths" in Zapier om verschillende scenario's af te handelen: - Als goedkeuring wordt gegeven, ga door naar de volgende stap. - Als afgewezen, stuur een afwijzingsmelding en beëindig de workflow. - Als vertraging of geen reactie, escaleer naar hoger niveau. 7. Meldingen aan goedkeurders: - Automatisch e-mails of Slack-berichten sturen naar goedkeurders met de details van de declaratie en een link om te beoordelen. - Gebruik bij voorkeur een beoordelingsportaal of formulier dat automatisch wordt ingevuld op basis van de gegevens. 8. Voltooiing: - Wanneer alle goedkeuringen binnen zijn, stuur een bevestiging naar de indiener en registreer de goedkeuringsstatus in je systeem. Optionele tips: - Gebruik integraties met projectmanagement- of ERP-systemen voor automatische registratie. - Voeg notificaties toe via Slack, Teams of andere communicatiekanalen. - Automatiseer escalaties met timers en conditionele logica om vertragingen te voorkomen. Door deze aanpak te gebruiken, elimineer je handmatige opvolgingen en creëer je een gestroomlijnde, automatische goedkeuringsworkflow met duidelijke escalaties en meldingen.

Zeker, ik help je graag een geautomatiseerde multi-level goedkeuringsworkflow voor onkostendeclaraties te ontwerpen met Zapier. Hier is een stapsgewijze handleiding in het Nederlands: --- ### **Basisstructuur Multi-level Goedkeuringsworkflow** 1. **Trigger**: Nieuwe onkostendeclaratie ingediend (bijv. via Google Formulier, Typeform, of e-mail). 2. **Goedkeuringsniveaus**: - Eerste goedkeurder (bijv. teamleider). - Tweede goedkeurder (bijv. financieel manager) → alleen nodig bij declaraties boven een bepaald bedrag. - Eventueel derde niveau (bijv. directeur). 3. **Conditionele paden**: Afhankelijk van bedrag, afdeling of type declaratie. 4. **Meldingen**: E-mails of Slack-berichten naar goedkeurders. 5. **Escalatie**: Automatische herinneringen of doorsturen naar een hogere manager bij vertraging. 6. **Resultaat**: Goedgekeurd → doorsturen naar betaling; Afgewezen → melding naar indiener. --- ### **Stap-voor-stap Zapier-instellingen** #### **Stap 1: Trigger (Startpunt)** - **Tool**: Kies een trigger zoals: - **Google Forms**: Nieuw formulierantwoord. - **Gmail**: Nieuwe e-mail met specifiek onderwerp (bijv. "Onkostendeclaratie"). - **Typeform** of **Jotform**. - **Configuratie**: - Stel velden in zoals *Naam indiener*, *Bedrag*, *Omschrijving*, *Bijlage*. #### **Stap 2: Eerste Goedkeuring (Level 1)** - **Actie**: Gebruik **Zapier Paths** (voor conditionele logica). - Voorwaarde: *Als bedrag < €500, ga naar Level 1-goedkeurder*. - Voorwaarde: *Als bedrag ≥ €500, ga naar Level 2-goedkeurder*. - **Melding naar goedkeurder**: - Tool: **Gmail** of **Slack**. - Sjabloon: *"Beste [Teamleider], er is een nieuwe onkostendeclaratie van [Naam indiener] voor bedrag [Bedrag]. Klik hier om goed te keuren/af te wijzen: [Link naar goedkeuringsportaal]."* - Voeg een **goedkeuringslink** toe via een tool zoals **Google Sheets** (om status bij te houden) of **Zapier Interfaces** (voor eenvoudige knoppen). #### **Stap 3: Wacht op Goedkeuring (Level 1)** - **Tool**: **Zapier Delay** of **Queue**. - Stel een deadline in (bijv. 24 uur). - Als geen reactie → escalatie naar herinnering of volgende goedkeurder. #### **Stap 4: Conditionele Paden na Goedkeuring/Afwijzing** - **Goedgekeurd door Level 1**: - Als bedrag < €500 → eindig workflow, stuur naar betaling (bijv. **QuickBooks** of **Moneybird**). - Als bedrag ≥ €500 → stuur door naar **Level 2** (financieel manager). - **Afgewezen**: - Stuur direct een e-mail naar de indiener via **Gmail**: *"Uw declaratie is afgewezen. Reden: [Opmerking goedkeurder]."* #### **Stap 5: Tweede Goedkeuring (Level 2)** - Herhaal Stap 2-3 voor de tweede goedkeurder. - **Escalatie bij vertraging**: - Gebruik **Zapier Delay**: - Wacht 24 uur → stuur herinnering naar Level 2-goedkeurder. - Wacht nog 12 uur → stuur escalatie-e-mail naar directeur (Level 3). #### **Stap 6: Finalisatie** - **Goedgekeurd door Level 2**: - Update status in **Google Sheets** (of database). - Start betalingsproces (koppel aan boekhoudsoftware). - **Afgewezen**: - Stuur afwijzing naar indiener en archief in **Google Drive**. --- ### **Tools en Integraties** - **Zapier Apps**: - **Paths**: Voor conditionele vertakkingen. - **Delay**: Voor wachttijden en escalaties. - **Google Sheets**: Logboek van declaraties met status (Goedgekeurd/Afgewezen/In behandeling). - **Gmail/Slack**: Meldingen. - **Zapier Interfaces** (optioneel): Maak eenvoudige goedkeuringsknoppen zonder code. - **Extra tips**: - Sla alle declaraties op in **Google Sheets** met kolommen: *Datum, Indiener, Bedrag, Status, Goedkeurder, Opmerkingen*. - Gebruik **Zapier Filters** om dubbele inzendingen te blokkeren. --- ### **Voorbeeld-Zap Flow** 1. **Trigger**: Google Forms → nieuwe declaratie. 2. **Path 1**: Als bedrag < €500: - E-mail naar teamleider. - Wacht 24 uur. - Geen reactie? → Herinnering en escalatie naar financieel manager. 3. **Path 2**: Als bedrag ≥ €500: - E-mail naar financieel manager. - Wacht 24 uur → escalatie naar directeur. 4. **Voltooiing**: - Goedkeuring → update sheet + betaal. - Afwijzing → e-mail naar indiener. --- ### **Belangrijke Instellingen** - **Test de workflow** met lage bedragen voordat je live gaat. - **Zapier abonnement**: Kies een abonnement met meerdere stappen (bijv. Professional voor uitgebreide Paths). - **Documentatie**: Houd een overzicht bij van goedkeurders en escalatiepaden. Met deze automatisering elimineer je handmatige e-mails en vertragingen. Laat het weten als je hulp nodig hebt bij de specifieke koppelingen!