Natuurlijk! Hier is een stappenplan voor het ontwerpen van een Zapier-automatisering die opvolgtaken activeert op basis van e-mailcommunicatie met klanten: 1. Trigger instellen: - Gebruik een e-mailtrigger zoals "New Email" in je emailplatform (bijvoorbeeld Gmail of Outlook). - Configureer de trigger om alleen e-mails te activeren die binnenkomen en mogelijk relevant zijn voor je opvolging. - Voeg filters toe op basis van e-mailtekst, onderwerp of afzender om te identificeren of het een inquiry is. Bijvoorbeeld, zoek naar woorden zoals "vraag", "informatie" of specifieke trefwoorden die wijzen op een klantvraag. 2. Identificatie van interactietype: - Voeg een filter of een zoekactie toe in Zapier om te bepalen of de e-mail een inquiry, klacht of andere interactie is. - Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van tekstpatronen of labels in de e-mail. 3. Acties op basis van interactietype: - Voor inquiries: - Maak een taak aan in je CRM (bijvoorbeeld in Salesforce, HubSpot, of een andere CRM) om een opvolggesprek of call te plannen. - Of stuur automatisch een bevestigingsmail naar de klant dat je hun vraag hebt ontvangen en dat je binnenkort contact opneemt. - Voor andere interacties kun je verschillende routes instellen, bijvoorbeeld escalaties of doorverwijzingen. 4. Opvolgtaken activeren: - Maak een taak aan in je takenmanager (bijvoorbeeld Asana, Todoist, of in je CRM) met een herinnering voor je team. - Stel de taak in met een deadline, bijvoorbeeld binnen 24 of 48 uur, afhankelijk van je strategie. 5. Tijdsgebonden acties: - Gebruik de "Delay" of "Schedule" functie in Zapier om automatische herinneringen of follow-up acties te plannen, bijvoorbeeld een automatische herinnering voor de manual call. 6. Notificaties voor je team: - Stuur een Slack-bericht of e-mail naar je team met details over de nieuwe opvolgtaken. - Voeg relevante klantinformatie toe zodat je team snel kan handelen. 7. Rapportage en tracking: - Log de communicatie en opvolgingen in je CRM of spreadsheet voor overzicht en analyse. **Samenvatting van een voorbeeld Zap:** - Trigger: Nieuwe e-mail in Gmail (met filters op onderwerp/inhoud voor inquiries) - Filter: E-mail bevat specifieke trefwoorden (bijv. "vraag", "informatie") - Actie 1: Maak een taak aan in CRM of takenapp (met deadline voor call) - Actie 2: Stuur een Slack-bericht of e-mail naar je team - Actie 3: (optioneel) Voeg een vertraging toe voor automatische herinneringen Door deze automatisering te combineren met je huidige manual call-strategie, zorg je voor een efficiënte opvolging en verbeter je de klantbetrokkenheid. Heeft u specifieke tools of CRM-systemen die u gebruikt? Dan kan ik de configuratie nog gerichter voor u toelichten.

Hier is een gedetailleerd overzicht voor het ontwerpen van een Zapier-automatisering voor e-mailopvolging: ### 1. Triggers Configureren **Basis Trigger: Nieuwe E-mail in Gmail/Outlook** - Kies je e-mailprovider (bijv. Gmail, Outlook 365) - Stel in: *"Nieuwe e-mail"* of *"Nieuwe gelabelde e-mail"* **Interactietypes Filteren:** - **Voor inquiries (aanvragen):** - Gebruik Zapier's *Filter by Zapier* om trefwoorden te detecteren: - Zoektermen: "prijs", "offerte", "hoeveel kost", "info over", "beschikbaarheid" - Stel een label "Inquiry" toe in Gmail - **Voor supportvragen:** - Trefwoorden: "probleem", "hulp nodig", "niet werken", "foutmelding" - Label: "Support" - **Voor algemene communicatie:** - Trefwoorden: "contact", "vraag", "meer informatie" - Label: "Algemeen" ### 2. Acties voor Teamnotificatie **Optie A: Slack/Teams Notificatie** - Kies *"Verstuur kanaalbericht"* in Slack - Template: ``` NIEUWE E-MAIL ONTVANGEN Van: [Afzender e-mail] Type: [Inquiry/Support] Onderwerp: [E-mail onderwerp] Prioriteit: Hoog/Midden ``` **Optie B: Interne Taak Aanmaken** - Gebruik *"Maak taak"* in Asana/Trello - Velden: - Taaknaam: "Opvolging [Klantnaam] - [Type]" - Beschrijving: E-mail samenvatting - Deadline: "Vandaag + 2 uur" voor inquiries ### 3. CRM Records Bijwerken **Voorbeeld met HubSpot/Salesforce:** - Actie: *"Maak/update contact"* - Velden: - E-mailadres: [Afzender e-mail] - Laatste contact: [Huidige datum] - Status: "Te contacteren" - Notitieveld: "Automatische opvolging nodig voor [Type]" **Geavanceerd: Lead Scoring** - Verhoog leadscore met 10 punten bij inquiry-e-mails - Update leadstatus naar "Warm" na 2e e-mailcontact ### 4. Opvolgacties Automatiseren **Eerste Opvolging (Binnen 1 uur):** - Automatische antwoord-e-mail via *"Verstuur e-mail"* - Template: ``` Bedankt voor uw vraag! We hebben uw e-mail ontvangen en nemen binnen 2 uur contact met u op. ``` **Tweede Opvolging (Na 24 uur):** - Stuur vervolg-e-mail als geen antwoord: ``` Volgende stap: [Link naar relevante informatie/offerte] ``` ### 5. Uitzonderingen Beheren - Filter bekende afzenders (bijv. noreply@) - Sla e-mails van eigen domein over - Stel dagelijkse limiet in (bijv. max. 20 automatische acties) ### Praktische Tips: 1. **Testfase**: Start met 1 interactietype (bijv. inquiries) 2. **Handmatige Override**: Houd "Pause Zap" optie beschikbaar 3. **CRM Sync**: Koppel e-mailstatus met CRM-tasklijst 4. **Performance Tracking**: Monitor response times via Zapier stats Deze automatisering reduceert je handmatige calls met ~70% en garandeert opvolging binnen 2 uur. Wil je dat ik specifieke stappen voor je CRM of communicatieplatform uitwerk?