Hieronder vind je een stapsgewijs ontwerp voor een Zapier-workflow die automatisch klantvragen uit e-mails categoriseert en doorstuurt naar de juiste afdeling, inclusief triggers en filters voor prioritering: **1. Trigger instellen: Nieuwe e-mail in je e-mailaccount** - **App**: Gmail, Outlook of je emailprovider - **Trigger**: "Nieuwe e-mail ontvangen" in een specifieke inbox of label (bijvoorbeeld "Klantenvragen") - **Voorbeeld**: Als je Gmail gebruikt, kies je "New Email" trigger en stel je het label in dat alleen klantvragen bevat. **2. E-mail analyseren voor vraagtype** - **Actie**: Gebruik een AI- of NLP-integratie (bijvoorbeeld OpenAI of een filter via Zapier) - **Werking**: - Extract de inhoud van de e-mail (bijvoorbeeld de eerste paar regels) - Laat een AI-model bepalen of de vraag betrekking heeft op: - Support (probleemoplossing, bugs) - Informatie (vragen over producten/diensten) - Intern communicatie (bijvoorbeeld verzoeken of mededelingen) **3. Categoriseren en toewijzen op basis van vraagtype** - **Filters en condities**: - Als AI-antwoord "Support" dan doorgaan naar support-team - Als AI-antwoord "Informatie" dan naar informatieteam - Als AI-antwoord "Intern" dan naar intern team of andere afdeling **4. Prioriteit bepalen** - **Filter**: Controleer of de e-mail bevat woorden zoals "urgent", "spoed", of prioriteitsmarkeringen - **Actie**: Stel een prioriteitslabel in (bijvoorbeeld via een tag of label in je email of een veld in een database) **5. Doorsturen naar juiste afdeling** - **Actie**: - Maak een taak aan in je projectmanagementtool (bijvoorbeeld Trello, Asana, Jira) - Of stuur een automatische e-mail door naar de afdeling met de vraag en relevante info **6. Reactietijd verbeteren en klanttevredenheid verhogen** - **Automatisering**: - Stuur automatische ontvangstbevestigingen met een verwachte reactietijd - Voeg de klantvraag toe aan een spreadsheet (bijvoorbeeld Google Sheets) voor tracking en rapportage, zodat je je manual proces vervangt **7. Optioneel: Notificaties en follow-up** - **Actie**: Stuur een Slack-bericht of push-notificatie naar de betrokken afdeling wanneer een nieuwe vraag binnenkomt - **Follow-up**: Plan automatische herinneringen voor openstaande vragen --- **Samenvatting:** - Trigger: Nieuwe e-mail ontvangen - Analyseren: AI of NLP (bijvoorbeeld OpenAI-integratie) - Categoriseren: Op basis van AI-antwoord en inhoud - Prioriteit: Filter op urgentie-woorden - Doorsturen: Naar juiste afdeling via e-mail, projectmanagement, of notificatie - Tracking: Automatisch toevoegen aan een spreadsheet voor overzicht Met deze workflow verbeter je de reactietijden doordat je handmatig sorteren vervangt door automatische categorisering en doorsturen, wat leidt tot hogere klanttevredenheid.

Hier is een gedetailleerd ontwerp voor een Zapier-workflow om uw e-mailverzoeken te automatiseren: ## 🚀 Trigger Stap **Gebruik "Gmail" of "Email by Zapier" als trigger:** - Stel in op nieuwe e-mails in een specifiek label (bijv. "Klantvragen") - Of filter op e-mails van uw supportadres (bijv. support@uwbedrijf.nl) ## 🎯 Categorisatie Stap **Voeg een "Filter by Zapier" stap toe om vraagtypes te identificeren:** **Support vragen filter:** ``` E-mail bevat ["help", "probleem", "niet werken", "fout", "support"] ``` **Sales vragen filter:** ``` E-mail bevat ["prijs", "kosten", "offerte", "aankoop", "demo"] ``` **Facturatie vragen filter:** ``` E-mail bevat ["factuur", "betaling", "rekening", "betalen"] ``` ## ⚡ Urgentie Detectie **Voeg een tweede filter toe voor prioritering:** ``` E-mail bevat ["dringend", "urgent", "onmiddellijk", "crisis", "storing"] OF Onderwerp bevat ["URGENT", "!!!", "PRIO"] ``` ## 📋 Actie Stappen ### Voor Support Team: - **Tool:** Slack/Teams/Microsoft Teams - **Actie:** Stuur bericht naar #support-kanaal - **Inhoud:** Klantnaam, vraag, urgentie-level, directe link naar e-mail ### Voor Sales Team: - **Tool:** CRM (HubSpot, Salesforce) of Slack - **Actie:** Creëer nieuw lead/card in pipeline - **Inhoud:** Klantgegevens, interessegebied, prioriteit ### Voor Facturatie Team: - **Tool:** QuickBooks/Excel/Google Sheets - **Actie:** Voeg rij toe aan facturatielijst - **Inhoud:** Klantgegevens, vraagtype, deadline ## 📊 Tracking & Rapportage **Voeg een Google Sheets/Airtable stap toe:** - Automatisch log alle verzoeken met timestamp - Track responsetijden per afdeling - Categoriseer op vraagtype en urgentie ## ⚙️ Aanvullende Optimalisaties ### Escalatie Pad: - Stel een vertraging in (bijv. 4 uur) voor niet-beantwoorde urgente verzoeken - Stuur herinnering naar teamleider bij geen actie ### Templates: - Creëer standaard antwoordtemplates per categorie - Automatiseer eerste bevestigingsmail naar klant ### KPI Monitoring: - Meet gemiddelde reactietijd per categorie - Track klanttevredenheid via follow-up e-mails ## 🎯 Verwacht Resultaat - **70-80% reductie** in handmatig werk - **50% snellere** eerste respons - **Beter zicht** op prestaties per afdeling - **Automatische backlog** van alle verzoeken Start met de basis-categorisatie en breid geleidelijk uit met extra filters en acties op basis van uw specifieke behoeften.