Hier is een stapsgewijze handleiding om een Make (Integromat) scenario te maken dat automatisch werktijden van medewerkers registreert, verwerkt en factureert via Exact Online, inclusief validatie en meldingen: 1. **Verzamelen van gegevens uit Toggl en TimeCamp** - **Toggl**: Voeg de Toggl module toe en configureer deze om de tijdregistraties op te halen (bijv. dagelijks of wekelijks). - **TimeCamp**: Voeg de TimeCamp module toe en stel in om de uren en projecten te synchroniseren. 2. **Samenvoegen en normaliseren van gegevens** - Gebruik een **Array aggregator** of **Iterator** om alle tijdregistraties te verzamelen. - Maak een gestandaardiseerde structuur met medewerker, datum, aantal uren, project, enz. 3. **Validatie van uren** - **Maximaal 8 uur per dag**: - Gebruik een **Aggregator** om de uren per medewerker per dag op te tellen. - Voeg een **Filter** toe dat controleert of de som > 8 uur is. - Bij overschrijding stuur je een waarschuwing via **E-mail** en **Slack**. - **Geen overlapping**: - Controleer of de tijdsintervallen van verschillende registraties voor dezelfde medewerker overlappen. - Bij overlapping stuur je ook een waarschuwing via E-mail en Slack. 4. **Foutafhandeling en waarschuwingen** - Gebruik **Router** en **Error handling** om afwijkingen op te vangen en meldingen te sturen. - Maak voor elke afwijking een aparte route met passende meldingen. 5. **Facturatie via Exact Online** - Voeg de **Exact Online** module toe. - Maak facturen op basis van de gevalideerde uren, bijvoorbeeld per medewerker en per project. - Gebruik een **Iterator** om voor elke factuur een aparte aanmaakactie te doen. - Zorg dat je de juiste gegevens (klant, omschrijving, bedrag) invult. 6. **Versturen van facturen en overzicht van facturatiegeschiedenis** - Na het aanmaken van een factuur, registreer deze in een Google Sheet of Airtable voor overzicht. - Voeg een rij toe met factuurnummer, medewerker, datum, bedrag, status. 7. **Overzicht en rapportages** - Maak een aparte module die periodiek een overzicht genereert van alle facturaties en eventuele openstaande posten. - Dit kan via een Google Sheet of een dashboard. 8. **Foutafhandeling en logging** - Gebruik een **Logger** of **Google Sheets** om alle fouten en afwijkingen te registreren. - Bij kritieke fouten stuur je automatisch een waarschuwing via E-mail of Slack. --- **Aanvullende tips:** - Test elke stap grondig met dummygegevens. - Stel automatische triggers in om het scenario dagelijks of wekelijks te laten draaien. - Zorg dat je API-gegevens correct en veilig opgeslagen zijn. - Documenteer je scenario en instellingen voor onderhoud. Wil je dat ik je help met een specifieke uitwerking of voorbeeldscenario in Make?

Hier is een gedetailleerd plan voor een Make (Integromat) scenario voor automatische urenregistratie en facturatie: ## Scenario Structuur ### 1. **Triggers** - **Toggl Webhook** - Nieuwe time entries - **TimeCamp Webhook** - Nieuwe tijdregistraties - **Geplande uitvoering** - Dagelijks om 18:00 voor validatie ### 2. **Uren Validatie Module** **Data Aggregatie:** ```json { "medewerker_id": "{{employee_id}}", "project": "{{project_name}}", "start_tijd": "{{start_time}}", "eind_tijd": "{{end_time}}", "totaal_uren": "{{duration}}", "bron": "toggl/timecamp" } ``` **Validatieregels:** - **Maximaal 8 uur/dag**: Routering naar "Goedkeuring nodig" bij overschrijding - **Overlapping detectie**: ```javascript if((startA <= endB) && (endA >= startB)) { // Overlap gevonden - naar foutafhandeling } ``` - **Weekend/uurloners check**: Aparte verwerking ### 3. **Waarschuwingssysteem** **E-mail Template:** ```json { "onderwerp": "Uren Validatie Waarschuwing - {{medewerker_naam}}", "body": "Afwijking gedetecteerd: {{reden}}\n\nDetails: {{details}}\n\nActie vereist: {{actie}}" } ``` **Slack Notificatie:** ```json { "channel": "#uren-waarschuwingen", "text": "⚠️ Validatiefout voor {{medewerker}}", "blocks": [...] } ``` ### 4. **Facturatie Module** **Exact Online Factuur:** ```json { "klant": "{{customer_id}}", "datum": "{{current_date}}", "regels": [ { "omschrijving": "Geleverde uren {{periode}}", "aantal": "{{goedgekeurde_uren}}", "prijs": "{{uur_tarief}}" } ] } ``` ### 5. **Dashboard & Geschiedenis** **Data Stores:** - `Factuur_Geschiedenis` - Alle gegenereerde facturen - `Validatie_Log` - Alle validatiebeslissingen - `Fouten_Register` - Gefaalde verwerkingen ## Implementatiestappen ### Stap 1: Webhook Configuratie ```javascript // Toggl Webhook instellen Endpoint: https://hook.integromat.com/{your-scenario-id} Events: time_entry_created, time_entry_updated ``` ### Stap 2: Validatie Router ```javascript // Router logica if(uren_per_dag > 8) { routeTo("manager_goedkeuring"); } else if(heeft_overlap) { routeTo("conflict_resolutie"); } else { routeTo("facturatie_klaar"); } ``` ### Stap 3: Facturatie Flow 1. **Uren aggregatie** per klant/project 2. **Tarief berekening** op basis van medewerker/type 3. **Factuur creatie** in Exact Online 4. **Status update** naar "Verzonden" ### Stap 4: Monitoring - **Succes ratio** tracking - **Frequentie** van waarschuwingen - **Response tijd** metingen ## Foutafhandeling ### Automatische Herstel Pogingen: ```json { "max_attempts": 3, "retry_delay": "5 minutes", "escalation_path": "support_team" } ``` ### Fout Categorieën: 1. **API Fouten** - Tijdelijke storingen 2. **Data Fouten** - Ongeldige urenregistraties 3. **Systeem Fouten** - Integratie problemen ## Test Scenario's ### Te testen cases: - ✅ Normale uren (≤8 uur) - ❌ Over-uren (>8 uur) - ❌ Overlappende tijden - ✅ Weekend werk (indien toegestaan) - ❌ Ontbrekende project codes ## Optimalisatie Tips 1. **Batch verwerking** voor betere performance 2. **Cache laag** voor klant/medewerker gegevens 3. **Async verwerking** voor waarschuwingen 4. **Data retention** policy (90 dagen raw data) ## Beveiliging - **API Keys** in Make's built-in storage - **Webhook signature** verificatie - **Access logging** voor audit trail Wil je dat ik een specifiek onderdeel verder uitwerk of heb je vragen over de implementatie van een bepaalde module?