Natuurlijk! Hier is een stapsgewijze aanpak om een geavanceerde Glide-app te ontwerpen voor factuurverwerking en goedkeuring, inclusief automatiseringsregels, triggers en integraties: 1. Structuur en datamodellen opzetten: - Maak tabellen voor Facturen, Goedkeuringsstappen, Gebruikers, en Notificaties. - Voeg velden toe zoals factuurnummer, leverancier, bedrag, datum, status (bijv. 'In behandeling', 'Goedgekeurd', 'Afgekeurd'), en datums. 2. Automatiseringsregels en workflows: - Gebruik Glide's 'Actions' om automatische updates te triggeren op basis van bepaalde gebeurtenissen. - Bijvoorbeeld, wanneer een factuur wordt ingediend, zet de status op 'In behandeling' en stuur een automatische notificatie naar de verantwoordelijke goedkeurder. 3. Triggers instellen: - Maak gebruik van Glide's 'Computed Columns' en 'Formulas' om automatische triggers te definiëren, zoals: - Als het bedrag boven een bepaald limiet is, stuur een extra bevestiging of escalatie. - Wanneer een factuur wordt goedgekeurd, update automatisch de status en zet een herinnering klaar voor de volgende stap. 4. Goedkeuringsproces automatiseren: - Voeg goedkeuringsknoppen toe voor managers, zodat ze direct vanuit de app kunnen goedkeuren of afkeuren. - Automatisch loggen wie goedkeurt en op welk moment. 5. Integraties: - Koppel Glide aan externe systemen via Zapier, Make (Integromat) of native API's voor: - Factuurgegevens ophalen uit ERP-systemen. - Automatisch genereren van PDF-rapporten of factuuroverzichten. - Versturen van e-mails of berichtgeving via Slack/Teams bij elke statusupdate. 6. Handmatige taken minimaliseren: - Gebruik automatische notificaties en herinneringen. - Automatiseer escalaties bij vertragingen. - Implementeer bulkacties voor goedkeuringen of afkeuringen. 7. Rapportages en dashboards: - Creëer overzichtspagina's met real-time data over openstaande facturen, doorlooptijden, en goedkeuringsstatussen. - Voeg filters en zoekfuncties toe voor snelle analyse. 8. Testen en optimaliseren: - Voer uitgebreide tests uit met verschillende scenario's. - Verzamel feedback en pas automatiseringsregels aan voor maximale efficiëntie. Door deze aanpak te volgen, minimaliseer je handmatige handelingen, verhoog je de snelheid en nauwkeurigheid van factuurverwerking, en creëer je een schaalbare, slimme workflow binnen Glide.

Zeker! Hier is een uitgebreid stappenplan voor het ontwerpen van een geavanceerde Glide-app voor factuurverwerking en goedkeuring: ## 1. Basis App Structuur **Data Model:** - Facturen tabel: ID, Leverancier, Bedrag, Datum, Status, Bijlage, Opmerkingen - Werkstroom tabel: Stapnaam, Verantwoordelijke, Deadline, Voltooide datum - Gebruikers tabel: Naam, Rol, Departement, Goedkeuringslimiet ## 2. Geavanceerde Automatisering Regels ### A. Status-based Triggers ``` WENN [Status] = "Ingediend" DAN: → Status wijzigen naar "In Beoordeling" → Notificatie sturen naar Finance Team → Deadline instellen op +3 werkdagen WENN [Bedrag] > €5.000 DAN: → Status wijzigen naar "Senior Goedkeuring Vereist" → Escalatie naar Hoofd Finance ``` ### B. Bedingde Goedkeuringspaden ``` WENN [Bedrag] < €1.000 EN [Leverancier] = "Geverifieerd" DAN: → Auto-goedkeuring → Status = "Goedgekeurd" → Betalingsdatum instellen WENN [Bedrag] > €10.000 DAN: → Meerdere goedkeuringen vereist → CFO notificeren → Extra documentatie vereist ``` ## 3. Geïntegreerde Triggers ### A. Email Integratie - Automatische factuur scanning via email bijlage - OCR integratie voor factuurgegevens extractie - Auto-populatie van factuurvelden ### B. Calendar Integratie - Deadline herinneringen - Vergaderplanning voor complexe goedkeuringen - SLA tracking per factuur ## 4. Geavanceerde Integraties ### A. Accounting Software - **Exact Online** of **Moneybird** koppeling - Automatische journal posting na goedkeuring - Real-time budget checks ### B. Document Management - **Google Drive** of **Dropbox** integratie - Versiebeheer voor factuur bijlagen - Automatische archivering ### C. Payment Systems - **iDEAL** of **Bankkoppelingen** - Batch betalingen processing - Betalingsstatus updates ## 5. Complexe Workflow Regels ### A. Escalatie Matrix ``` WENN [Goedkeuring] niet binnen 2 dagen DAN: → Notificatie naar manager → Status = "Escalatie" WENN [Deadline] < 24 uur DAN: → SMS notificatie → Directe telefoon call ``` ### B. Budget Controles ``` WENN [Totaal Facturen Maand] > [Maandelijkse Budget] DAN: → Status = "Budget Overschrijding" → CFO directe interventie → Uitzonderingsproces starten ``` ## 6. Real-time Dashboards & Analytics ### A. KPI Monitoring - Gemiddelde verwerkingstijd - Goedkeuringsratio's per departement - Budget versus werkelijke uitgaven ### B. Automatische Rapporten - Wekelijkse efficiency metrics - Bottleneck identificatie - Voorspellende analytics voor piekmomenten ## 7. Geavanceerde Security Features ### A. Rol-based Toegang - Finance team: Volledige toegang - Departement heads: Eigen facturen alleen - Management: Alleen overzichten ### B. Audit Trail - Wijzigingslogboek voor elke factuur - Goedkeuringsgeschiedenis - Compliance reporting ## 8. Implementatie Stappen 1. **Data Migratie**: Bestaande facturen importeren 2. **User Training**: Workflow uitleg per rol 3. **Pilot Phase**: Testen met klein departement 4. **Full Rollout**: Gefaseerde implementatie 5. **Continuous Improvement**: Feedback loops instellen ## 9. Onderhoud & Optimalisatie - Maandelijkse performance reviews - Automatische workflow optimalisatie - Gebruikersfeedback implementatie - Nieuwe integratie evaluaties Deze structuur minimaliseert handmatige taken door slimme automatisering, reduceert fouten met geautomatiseerde controles, en versnelt de hele factuurverwerkingscyclus aanzienlijk!