Natuurlijk! Hier is een stapsgewijs plan voor het ontwerpen van een schaalbare workflow-automatisering in je OutSystems-applicatie voor medewerker onboarding: **1. Analyseer en ontwerp je workflow** - Identificeer alle stappen: documentinzending, goedkeuringen, meldingen, statusupdates. - Definieer rollen en verantwoordelijkheden (bijv. HR, manager, IT). - Stel duidelijke triggers vast (bijv. nieuw medewerker wordt aangemaakt). **2. Gebruik OutSystems Business Process Technology (BPT)** - Maak een *Business Process* (BP) model voor onboarding. - Verdeel het proces in duidelijke stappen met beslispunten. - Gebruik *Sub-processes* voor herbruikbare onderdelen (bijvoorbeeld documentcontrole). **3. Bouw modulaire en herbruikbare componenten** - Ontwerp herbruikbare *Actions* voor notificaties, goedkeuringsverzoeken, en statusupdates. - Maak standaard templates voor e-mails en meldingen. - Gebruik *Aggregates* en *Entities* voor het beheer van documenten, goedkeuringsstatussen en procesgegevens. **4. Automatisering van taken** - Configureer automatische triggers (bijv. evenement-gebaseerd voor nieuwe medewerker). - Gebruik *Timers* of *Scheduled Jobs* voor periodieke controles of herinneringen. - Implementeer *Decision* gateways om routing te bepalen op basis van rollen of status. **5. Foutafhandeling en uitzonderingen** - Voeg exception handling toe binnen je processen (bijvoorbeeld met *Error Events*). - Log fouten en stuur automatische meldingen bij kritieke fouten. - Gebruik *Compensation* acties voor reversie of herstel indien nodig. **6. Prestatieoptimalisatie** - Minimaliseer database-oproepen door batching of caching. - Gebruik *Optimized Queries* en indexes voor grote datasets. - Monitor procesprestaties via OutSystems Monitoring en pas je ontwerp aan indien nodig. **7. Test en valideren** - Voer uitgebreide unit- en integratietests uit. - Test met verschillende scenario’s en foutgevallen. - Gebruik sandbox- en staging-omgevingen voor validatie. **8. Best practices voor onderhoud en schaalbaarheid** - Documenteer je workflows en componenten. - Implementeer versiebeheer voor je processen. - Plan regelmatige reviews en optimalisaties. - Overweeg het gebruik van *External Connectors* voor integratie met andere systemen. **Samenvatting** Gebruik OutSystems' *Business Process* technologie voor gestructureerde workflows, bouw herbruikbare componenten, implementeer goede foutafhandeling, en monitor prestaties regelmatig. Door deze aanpak zorg je voor een schaalbare, onderhoudsvriendelijke en robuuste onboarding-automatisering. Heeft u nog specifieke vragen of wensen?

Absoluut. Hier is een stapsgewijs plan en uitgebreid advies voor het ontwerpen van een schaalbare, herbruikbare workflow-automatisering voor medewerkeronboarding in OutSystems. ### Stapsgewijs Plan voor een Schaalbare Onboarding Workflow **Fase 1: Foundation & Design (Voor de Bouw)** 1. **Definieer en Documenteer het Proces:** * **Stap 1:** Breng het volledige onboarding-proces in kaart in een stroomdiagram (BPMN is ideaal). Identificeer alle stappen, beslissingspunten (gateways), actoren (HR, Manager, IT, Medewerker zelf) en outcomes. * **Stap 2:** Identificeer voor elke stap de benodigde data (bijv. Persoonlijke gegevens, contracttype, benodigde hardware). * **Stap 3:** Bepaal de triggers (Wat start de workflow? Bijv.: "Nieuwe medewerker toegevoegd in HR-systeem"). 2. **Architectuur en Modellering:** * **Stap 4:** Kies de juiste OutSystems tool. Gebruik **Processen (Process Canvas)** voor de hoofdworkflow. Dit is visueel, onderhoudbaar en krachtig voor state management. * **Stap 5:** Ontwerp uw data-model rond het proces. * Een hoofdentiteit `OnboardingProces` met een statusenum (Bijv.: `Gestart`, `DocumentenAfwachten`, `InGoedkeuring`, `Afgerond`, `Geannuleerd`). * Entiteiten voor elke taak/activiteit (`OnboardingTaak`, `Goedkeuring`), gekoppeld aan het hoofdproces. * **Stap 6:** Modelleer herbruikbare blokken. Maak aparte schermen/components voor: * Een `Goedkeuringsactiviteit` * Een `DocumentUploadActiviteit` * Een generiek `NotificationHandler` blok **Fase 2: Implementatie & Automatisering** 3. **Implementeer de Hoofdworkflow:** * **Stap 7:** Bouw het hoofdproces in het Process Canvas. Gebruik **Subprocessen** voor complexe, herbruikbare stappen (bijv. "Behandel ContractGoedkeuring"). Dit bevordert leesbaarheid en herbruikbaarheid. * **Stap 8:** Koppel elke activiteit in het proces aan de corresponderende schermen en client-side acties. 4. **Automatiseer Taken:** * **Stap 9: Meldingen:** Gebruik de **OutSystems Events** functionaliteit (Publish-Subscribe). * Publiceer een event (bijv.: `OnGoedkeuringNodig`) wanneer een taak klaar is voor goedkeuring. * Abonneer hierop met een handler die de e-mail/slack/push notification verstuurt. Dit ontkoppelt de workflowlogica van de notificatiecode. * **Stap 10: Goedkeuringsrouting:** Maak de routing dynamisch. Sla de `GoedkeurderRol` (bijv. 'HRManager', 'HoofdAfdeling') op in de `Goedkeuringstaak` entiteit. Gebruik een serveractie `VindGoedkeurderVoorRol(rol)` die de juiste gebruiker(s) opzoekt based on roles. * **Stap 11: Statusupdates:** Laat de status van het hoofdproces (`OnboardingProces.Status`) automatisch updaten based on de status van de onderliggende taken. Gebruik een `AfterUpdate` event op de `OnboardingTaak` entiteit die een serveractie aanroept om de hoofstatus te evalueren en bij te werken. **Fase 3: Afronding & Beveiliging** 5. **Stap 12: Test Uitgebreid:** Test alle happy flows, maar vooral ook alle exception flows (wat gebeurt er als een goedkeurder weigert? Als een document ontbreekt?). 6. **Stap 13: Beveiliging:** Pas rolbased permissions toe op alle schermen en API's. Zorg ervoor dat een gebruiker alleen de processen en taken kan zien waar hij/zij bij betrokken is. --- ### Best Practices voor Herbruikbaarheid en Onderhoud 1. **Don't Repeat Yourself (DRY):** * **Herbruikbare Client & Server Actions:** Maak voor elke belangrijke actie (bijv. `StuurNotificatie`, `WijsTaakToe`, `WerkProcesStatusBij`) een herbruikbare serveractie. Roep deze aan vanuit je processen en schermen. * **Componenten:** Verpak veelgebruikte UI-elementen (bijv. een goedkeuringswidget, een documentuploader met validatie) in componenten. 2. **Ontkoppeling (Loose Coupling):** * **Gebruik Events:** Zoals beschreven voor notificaties. De workflow weet niet *hoe* de notificatie wordt verstuurd, alleen *dat* er een notificatie moet zijn. * **Dependency Injection (voor geavanceerd gebruik):** Maak abstracte interfaces voor services (bijv. `INotificationService`). Je kunt dan verschillende implementaties (E-mailService, SlackService) maken en eenvoudig wisselen. 3. **Configuratie over Hardcoding:** * Sla variabelen zoals e-mailadressen, doorlooptijden voor herinneringen, en volgordes van stappen op in **Configuration Tables** in je database. Dit stelt business gebruikers (bv. HR) in staat om het proces aan te passen zonder developer-interventie. 4. **Documentatie in de Code:** * Gebruik het **Description** veld van processen, activities, actions en entities ruimschoots. Leg de bedoeling en logica uit. Dit is cruciaal voor onderhoud. --- ### Advies voor Foutafhandeling (Error Handling) 1. **Verwacht en Handel Fouten Af:** * **Try-Catch Blokken:** Omring kritieke operaties (database writes, API calls naar externe systemen) met try-catch blokken. * **Geef Gebruikersvriendelijke Feedback:** Vang technische fouten af en toon een begrijpelijke melding aan de eindgebruiker ("Kon document niet opslaan, probeer het later opnieuw"). 2. **Timeouts en Retry Logic:** * Voor lange of foutgevoelige operaties (bijv. het aanmaken van een user account in Active Directory), implementeer een **retry-mechanisme** (bijv. maximaal 3 pogingen) en definieer timeouts. 3. **Logging en Monitoring:** * Gebruik **OutSystems Service Center** en de **Logs-API** uitgebreid. * Log waarschuwingen en fouten met betekenisvolle context (bijv. `"OnboardingProcesId: 1234 - Kon geen goedkeurder vinden voor rol: HRManager"`). * Stel **alerts** in in Service Center voor kritieke errors. 4. **Compensatie-acties:** * Voor processen die meerdere systemen wijzigen, plan compensatie-acties voor als een stap faalt. (Bijv.: als het aanmaken van een email account faalt na het aanmaken van een AD account, roep dan een API aan om het AD account weer ongedaan te maken). --- ### Advies voor Prestatieoptimalisatie 1. **Efficient Data Model:** * **Indexen:** Zorg voor correcte database-indexen op vaak bevraagde velden (``OnboardingProces.Status``, `Goedkeuring.TaakId`). * **Aggregates:** Gebruik aggregates om lijsten met processen/taken op te vragen. Beperk het aantal queries naar de database. 2. **Asynchrone Verwerking:** * Gebruik **Timer Processes** (taken die op de achtergrond draaien) voor niet-tijds kritieke, zware operaties. Bijvoorbeeld: het dagelijks versturen van samengevoegde herinneringsmails, het opruimen van oude processen. * Dit houdt de response time van je hoofdapplicatie laag. 3. **Paginering:** * Implementeer altijd paginering (voor- en achterkant) voor schermen die lijsten met processen of taken tonen. Laad nooit duizenden records in één keer. 4. **Caching:** * Cache statische of semi-statische configuratiedata (bijv. de lijst met beschikbare rollen, e-mailtemplates) in de **Application Cache** van OutSystems. Dit vermindert database trips aanzienlijk. 5. **Beperk Aantal Activiteiten:** * Een proces met 100 opeenvolgende activiteiten zal trager zijn dan een proces met 10 activiteiten die elk 10 taken afhandelen. Groepeer logische stappen waar mogelijk. Door dit plan te volgen en de best practices toe te passen, creëer je niet alleen een robuuste onboarding-workflow, maar ook een foundation waarop je eenvoudig toekomstige workflows (offboarding, verlofaanvragen, etc.) kunt bouwen. Succes!