Natuurlijk! Hier is een voorstel voor het ontwerpen van een Power Apps-workflow voor het HR onboarding proces, gericht op efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid: 1. **Overzicht en gebruikersinterface** - **Startpagina:** Een overzichtelijke startpagina met duidelijke knoppen zoals "Nieuwe medewerker onboarden", "Status volgen", en "Documenten uploaden". - **Gebruikersrollen:** Maak verschillende rollen (HR-medewerker, nieuwe medewerker, manager) met toegangsrechten en aangepaste interfaces. - **Responsief ontwerp:** Zorg dat de app op verschillende apparaten goed werkt (desktop, tablet, mobiel). 2. **Automatiseringen en integraties** - **Microsoft Power Automate koppelingen:** - Automatisch versturen van welkomst- en instructie-e-mails zodra een nieuwe medewerker wordt toegevoegd. - Integratie met Microsoft Teams voor het plannen van introductiebijeenkomsten. - Automatische aanmaak van gebruikersaccounts in Azure AD (indien toegestaan) via Power Automate. - Koppeling met SharePoint of Dataverse voor het opslaan en beheren van documenten en gegevens. - **HR-systeem integratie:** - Verbinding maken met bestaande HR-systemen (zoals SAP, Workday, of Dynamics 365 HR) via connectors of API’s voor automatische gegevensoverdracht. 3. **Procesautomatisering en workflows** - **Stapsgewijze onboarding:** - Een formulier voor het verzamelen van persoonlijke gegevens, ondertekening van documenten, en het toewijzen van taken. - Automatische notificaties aan betrokken partijen (IT, faciliteiten, payroll) voor het uitvoeren van hun taken. - **Statusvolging:** - Visualiseer de voortgang voor zowel HR als de nieuwe medewerker via een dashboard. - E-mail- of pushnotificaties bij voltooiing van belangrijke stappen. 4. **Gebruikersinterfaces** - **Formulieren:** - Eenvoudige, intuïtieve formulieren voor het invoeren en bevestigen van gegevens. - **Dashboards:** - Real-time overzicht van onboardingstatussen, te voltooien taken en deadlines. - **Documentbeheer:** - Makkelijk uploaden en downloaden van relevante documenten (contract, handleidingen, policies). 5. **Extra suggesties voor maximale efficiëntie** - **Digitale handtekeningen:** - Integratie met Adobe Sign of DocuSign voor ondertekening van documenten binnen Power Apps. - **Self-service portals:** - Toegang voor nieuwe medewerkers om gegevens te controleren en extra informatie aan te vullen. - **Training en feedback:** - Automatische uitnodigingen voor onboardingtrainingen en feedbackformulieren na afronding. **Samenvatting:** Gebruik Power Apps voor de gebruikersinterfaces en dataverwerking, gekoppeld aan Power Automate voor automatiseringen. Integreer met bestaande HR- en IT-systemen via connectors en API’s. Maak gebruik van dashboards en formulieren voor gebruiksgemak en overzichtelijkheid. Zo wordt het onboardingproces gestroomlijnd, transparant en gebruiksvriendelijk. Wil je een concreet voorbeeld van een app-structuur of hulp bij het opzetten van specifieke onderdelen?

Absoluut! Hier is een gedetailleerd ontwerp voor een HR-onboarding workflow in Power Apps, specifiek afgestemd op Nederlandse organisaties en wetgeving. --- ### **Overzicht van de Onboarding Workflow in Power Apps** Het doel is een gestroomlijnd, geautomatiseerd en gebruiksvriendelijk proces dat de administratieve last voor HR verlicht en nieuwe medewerkers een warm welkom geeft. **Kerncomponenten:** 1. **Hoofdapplicatie (HR & Manager Portaal):** Een beheerdersapp voor HR en leidinggevenden om het proces te monitoren en aan te sturen. 2. **Nieuwe Medewerker App:** Een gebruiksvriendelijke app speciaal voor de nieuwe medewerker ("nieuwe collega"). 3. **Automatiseringen (Power Automate):** De onzichtbare motor die alles verbindt. --- ### **Aanbevolen Integraties voor Maximale Efficientie** Om gegevenssilo's te doorbreken, zijn deze integraties essentieel: 1. **Microsoft 365 (kernintegratie):** * **Azure AD / Entra ID:** Automatisch gebruikersaccounts aanmaken, licenties toewijzen en toegangsrechten instellen. * **SharePoint (SPO):** Dé ideale datasource voor Power Apps. Maak lijsten aan voor o.a. `Medewerkers`, `OnboardingTaken`, `Afdelingschecklists`, `Apparatuur`. * **Outlook / Exchange:** Automatische welkomsmails, agenda-uitnodigingen (voor kennismakingsgesprekken) en het boeken van vergaderruimtes. * **Teams:** Automatisch aanmaken van een welkomstkanaal, toevoegen aan relevante teams en kanalen, en een geautomatiseerde welkomschat starten. 2. **HR-specifieke Systemen (via Connectors):** * **AFAS Profit:** Zeer populaire Nederlandse HRM-software. Gebruik de officiële AFAS connector om persoonsgegevens automatisch in te lezen of juist terug te schrijven na onboarding. * **Sage HR:** Een andere grote speler. Integreer voor het ophalen van contractgegevens. * **TalentSoft / andere ATS:** Koppel met de ATS (Applicant Tracking System) om kandidaatdata soepel over te zetten naar een nieuwe medewerker. 3. **Overige Handige Integraties:** * **DocuSign of Adobe Sign:** Voor het elektronisch ondertekenen van arbeidsovereenkomsten en compliance-documenten direct in de flow. * **ServiceNow / Jira:** Voor het automatiseren van tickets voor IT (laptop, telefoon), Facilitair (werkplek, pasjes) en Kantine. --- ### **Automatiseringen met Power Automate** Dit is het hart van je workflow. Enkele cruciale flows: 1. **Flow: "Start Onboarding"** * **Trigger:** HR wijzigt de status van een record in de `Medewerkers`-lijst naar "Aangenomen". * **Acties:** * Maak een gebruikersaccount aan in Azure AD. * Stuur een welkomstmail naar de nieuwe medewerker met een link naar zijn/haar persoonlijke "Nieuwe Medewerker App". * Stuur een notificatie naar de leidinggevende met de manager-checklist. * Maak een takenpakket aan in de `OnboardingTaken`-lijst gekoppeld aan deze medewerker. 2. **Flow: "Verwerk IT-Apparatuur Aanvraag"** * **Trigger:** Nieuwe medewerker vult zijn/haar keuze voor laptop/telefoon in via de app. * **Acties:** * Maak een ticket aan in ServiceNow/Jira voor de IT-afdeling. * Update de status in de onboarding-app naar "IT-Aanvraag in behandeling". 3. **Flow: "Voltooiingstaak"** * **Trigger:** Een taak (bijv. "Handtekening contract") wordt in SharePoint gemarkeerd als "Voltooid". * **Acties:** * Controleer of alle verplichte taken voor deze fase zijn voltooid. * Zo ja, stuur een goedkeuringsmail naar HR of de manager. * Update de overall progressiebalk in de hoofdapp. 4. **Flow: "Eerste Dag Preparatie"** (Dag voor startdatum) * **Trigger:** Een geplande flow die dagelijks loopt. * **Acties:** * Check wie er de volgende dag start. * Stuur een herinneringsmail naar de receptionist, leidinggevende en facilitair. * Stuur een laatste welkomsmail naar de nieuwe medewerker met praktische informatie (parkeren, binnenkomst). --- ### **Gebruikersinterface (UI) Suggesties** **1. Voor de Nieuwe Medewerker App:** * **Doel:** Laagdrempelig, duidelijk en geruststellend. * **Design:** Gebruik een vriendelijk, modern design met de huisstijlkleuren van je organisatie. * **Schermen:** * **Dashboard:** Toon een persoonlijke progressiebalk met "Wat er al is gedaan" en "Wat er nog moet gebeuren". Gebruik icons en duidelijke taal. * **Mijn Gegevens:** Formulier om persoonlijke gegevens te controleren en aan te vullen (bankrekening, noodcontact, etc.). * **Mijn Spullen:** Keuzemenu voor IT-apparatuur, kledingmaten (afhankelijk van functie), etc. * **Mijn Team:** Toon een organigram met foto's, namen en functies van directe collega's en de manager. * **Documenten:** Centrale plek om de arbeidsovereenkomst, handboeken en andere PDF's te ondertekenen en downloaden. * **Q&A:** Een veelgestelde-vragen sectie om eenvoudige vragen direct te beantwoorden. **2. Voor de HR/Manager Hoofdapp:** * **Doel:** Overzicht en actie. * **Design:** Zakelijk, data-driven en op efficiency gericht. * **Schermen:** * **Overzichtsdashboard:** Toon alle lopende onboardingstrajecten in een galerij of tijdlijn. Filteropties op startdatum, afdeling en status. * **Detailscherm per Medewerker:** Toon alle details, de status van elke taak, notities en de mogelijkheid om handmatig taken goed te keuren of bij te sturen. * **Rapportage:** Grafieken die inzicht geven in de gemiddelde doorlooptijd van het onboardingproces en eventuele knelpunten. --- ### **Specifieke Nederlandse Afstemming** * **Taal:** Zorg dat de volledige app in het Nederlands is, inclusief alle labels, knoppen en foutmeldingen. * **Documenten:** Integreer standaarddocumenten zoals: * Arbeidsovereenkomst (conform Nederlands recht) * Geheimhoudingsverklaring (NDA) * Declaration of Employment (voor expats) * AVG/toestemmingsverklaringen * **Gegevens:** Verzamel de juiste gegevens voor de Nederlandse payroll (bankrekeningnummer, burgerservicenummer – BSN*). *Let op: verwerking van het BSN valt onder strikte AVG-regels. Verzeker je ervan dat dit veilig en compliant gebeurt. * **Cultuur:** Overweeg een scherm toe te voegen over onze "ons kent ons"-cultuur, bijvoorbeeld een introductievideo van de directie of een virtuele tour door het kantoor. ### **Startadvies** Begin klein. Richt eerst een eenvoudige app in met SharePoint als backend voor één afdeling. Automatiseer één of twee cruciale flows (bijv. het aanmaken van een IT-ticket). Meet het tijdsbesparingseffect en breid daarna geleidelijk uit naar andere afdelingen en complexere processen. Succes met het bouwen! Power Apps is een perfecte tool voor dit soort HR-processen.