Natuurlijk! Hier is een gids voor het opstellen van een gegevensbewaarbeleid voor uw Microsoft Power Apps-toepassing, gericht op klantinteracties: 1. Bepaal bewaartermijnen op basis van wettelijke vereisten - Identificeer relevante wet- en regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en sector-specifieke regelgeving. - Bijvoorbeeld, volgens de AVG mag u persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. - Voor klantgegevens kan dit variëren, maar een gebruikelijke bewaartermijn is tussen 3 en 7 jaar na de laatste interactie, afhankelijk van de aard van de gegevens en de wettelijke vereisten. 2. Definieer gegevenscategorieën en bewaartermijnen - Klantprofielen: bewaren zolang de klant actief is of totdat de klant verzoekt om verwijdering. - Transactie- en interactiegegevens: bewaren minimaal 3-5 jaar voor rapportage en compliance. - Marketinggegevens: bewaren totdat de klant zich afmeldt of 2 jaar na de laatste contactmoment. 3. Ontwikkel een gegevensarchiveringsstrategie - Implementeer een gestructureerde aanpak voor het archiveren van gegevens die nog nodig kunnen zijn voor rapportage of analyse. - Verplaats oude gegevens naar een archief dat niet direct toegankelijk is voor dagelijkse operaties, maar wel kan worden geraadpleegd indien nodig. - Zorg dat archiefgegevens goed beveiligd zijn en voldoen aan privacyregels. 4. Automatiseer automatische verwijdering van verouderde gegevens - Gebruik Power Automate (voorheen Microsoft Flow) om workflows te creëren die gegevens automatisch verwijderen op basis van de vastgestelde bewaartermijnen. - Stel bijvoorbeeld een maandelijkse taak in die zoekt naar gegevens ouder dan de maximale bewaartermijn en deze veilig verwijdert. - Zorg dat de automatische verwijdering wordt gelogd voor compliance en auditdoeleinden. 5. Documenteer het beleid - Leg vast welke gegevens worden bewaard, voor hoe lang, en onder welke voorwaarden ze worden verwijderd. - Communiceer dit beleid duidelijk aan alle betrokken medewerkers en zorg dat het gemakkelijk toegankelijk is. 6. Beveiliging en naleving - Zorg dat alle gegevensbewegingen en verwijderingen plaatsvinden via beveiligde methoden. - Voer regelmatig audits uit om te controleren of het beleid wordt nageleefd. 7. Periodieke herziening - Evalueer en actualiseer het beleid jaarlijks of bij veranderingen in wetgeving of bedrijfsvoering. Door deze stappen te volgen, zorgt u voor een compliant, efficiënt en veilig gegevensbeheer binnen uw Power Apps-toepassing voor klantinteracties.

Zeker, hier is een stapsgewijze handleiding voor het opstellen van een gegevensbewaarbeleid voor uw Power Apps-toepassing voor klantinteracties, inclusief wettelijke vereisten, archiveringsstrategieën en automatisering. --- ### **Gegevensbewaarbeleid voor Power Apps Klantinteractiesysteem** #### **1. Wettelijke Naleving en Basisprincipes** - **Identificeer Juridische Vereisten:** - **AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming):** Bepaal een rechtsgrondslag voor verwerking (bijv. toestemming, gerechtvaardigd belang). Bewaar gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het oorspronkelijke doel. - **Sectorale Regels:** Controleer branchespecifieke wetten (bijv. financiële transacties: 7 jaar; gezondheidsgegevens: 20 jaar). Raadpleeg een juridisch expert voor uw situatie. - **Documenteer Bewaartermijnen:** Leg vast waarom bepaalde termijnen zijn gekozen, gebaseerd op wettelijke, operationele of historische noodzaak. #### **2. Classificatie van Gegevens en Bewaartermijnen** Categoriseer gegevens en stel maximale bewaartermijnen in: | **Gegevenstype** | **Aanbevolen Bewaartermijn** | **Reden** | |---------------------------------|-------------------------------|---------------------------------------------------------------------------| | Persoonsgegevens (naam, e-mail) | Maximaal 2 jaar na laatste interactie | AVG: 'niet langer dan noodzakelijk'; vermijd onnodige data-opslag. | | Contactgeschiedenis | 3 jaar | Operationele analyse en klantenserviceondersteuning. | | Contract- en aankoopgegevens | 7 jaar | Fiscale en wettelijke verplichtingen (bijv. Belastingdienst). | | Feedback en klachten | 2 jaar | Verbetering van diensten; anonimiseer daarna indien mogelijk. | | Inactieve accounts | 1 jaar na inactiviteit | Vermijd 'data rotting' en bespaar opslagkosten. | #### **3. Gegevensarchiveringsstrategieën** - **Stapsgewijze Archivering:** 1. **Actieve Fase:** Houd gegevens < 1 jaar in Power Apps voor dagelijkse toegang. 2. **Archiveringsfase:** Verplaats gegevens ouder dan 1 jaar naar goedkope opslag (bijv. Azure Blob Storage of SQL Database met lage kosten). 3. **Verwijderingsfase:** Wis gegevens automatisch na afloop van de bewaartermijn. - **Anonimisering:** Verwijder persoonlijke identifiers van historische data voor statistische analyse, om de AVG te respecteren. #### **4. Automatisering van Verwijdering en Archivering** Gebruik Power Platform tools om processen te automatiseren: - **Power Automate Flows:** - Maak een flow die **maandelijks controleert** op verouderde gegevens. - Gebruik een trigger zoals *'Terugkerende planning'* en koppel deze aan uw Power Apps-databron (bijv. Dataverse, SharePoint). - Voorbeeldstroom: 1. **Zoek records** waar `LaatsteInteractieDatum` ouder is dan 2 jaar. 2. **Archiveer** deze naar Azure Storage via een HTTP-actie of connector. 3. **Verwijder** records definitief na de maximale termijn (bijv. 7 jaar). - Log alle acties voor nalevingsaudits. - **Dataverse Beleid:** - Stel **Bewaarbeleid (Retention Policies)** in om gegevens automatisch te verwijderen op basis van voorwaarden. - Gebruik **Staged Delete** om gegevens eerst in quarantaine te plaatsen voordat ze permanent worden gewist. - **SQL/ShaerPoint Automatisering:** - Voor SharePoint-lijsten: Gebruik **Power Automate** of **Azure Logic Apps** om items te verplaatsen/verwijderen. - Voor SQL-databases: Plan een **stored procedure** of **Azure Function** die periodiek schoonmaakt. #### **5. Implementatie en Controle** - **Test en Documenteer:** - Test automatisering in een ontwikkelomgeving om fouten te voorkomen. - Documenteer het beleid en communiceer het naar uw team. - **Reviews:** - Evalueer het beleid jaarlijks en pas het aan bij wijzigingen in wetgeving of bedrijfsprocessen. - Gebruik Power BI-dashboards om data-gebruik en -oudheid te monitoren. --- ### **Belangrijke Aanbevelingen** - **Minimaliseer Gegevens:** Verzamel alleen wat nodig is en anonymiseer waar mogelijk. - **Veiligheid:** Zorg dat archiveringsopslag versleuteld is en toegang gelimiteerd. - **Transparantie:** Informeer klanten in uw privacyverklaring over bewaartermijnen. Met dit beleid voldoet u aan de AVG, optimaliseert u opslagkosten en houdt u uw Power Apps-toepassing efficiënt. Pas termijnen altijd aan op basis van specifieke juridisch advies voor uw organisatie.