Claude kan u op verschillende manieren ondersteunen bij het opzetten van een proactief beleid voor gegevensretentie binnen uw organisatie. Hier volgt een overzicht van hoe Claude u kan helpen, inclusief de focus op relevante gegevenscategorieën, automatisering van retentieplanning en nalevingsgebieden: 1. Identificatie van Gegevenscategorieën: - Klantprofielen: Persoonlijke gegevens zoals naam, adres, contactgegevens, en voorkeuren. - Transactiegeschiedenis: Details van aankopen, betalingsinformatie, en transactiedatums. - Andere relevante categorieën kunnen zijn: communicatiegeschiedenis, contractgegevens, en supportverzoeken. 2. Richtlijnen voor Retentieplanning: - Claude kan u helpen bij het vaststellen van bewaartermijnen op basis van wettelijke verplichtingen en zakelijke behoeften. - Automatiseren van retentiebeleid door het opzetten van regels die automatisch gegevens verwijderen of archiveren na het verstrijken van de vastgestelde periode. 3. Automatisering en Regelgeving: - Op basis van de invoer van regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), kan Claude suggesties doen voor retentieperioden en automatische workflows opzetten. - Integratie met systemen voor gegevensbeheer om retentie- en verwijderingsprocessen te stroomlijnen. 4. Nalevingsgebieden en Beïnvloedende Factoren: - AVG: Vereist dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. - Transparantie: Zorg voor duidelijke communicatie naar betrokkenen over bewaartermijnen. - Documentatie: Houd overzicht bij van retentiebeleidsregels en nalevingsacties. 5. Specifieke Adviezen: - Claude kan helpen bij het opstellen van beleid dat rekening houdt met uitzonderingen, zoals wettelijke bewaarplichten voor financiële gegevens (bijvoorbeeld 7 jaar voor belastingaangiften). - Automatisering van herinneringen voor herziening van gegevensretentiebeleid. Door deze stappen kan Claude u ondersteunen bij het ontwikkelen en automatiseren van een effectief, compliant gegevensretentiebeleid dat aansluit bij zowel wettelijke vereisten als zakelijke behoeften.

Claude kan u op de volgende manieren ondersteunen bij het opzetten van een proactief gegevensretentiebeleid: ### Hoe Claude helpt bij het opzetten van uw retentiebeleid: 1. **Behoefteanalyse**: Claude analyseert uw huidige gegevenslandschap en identificeert kritieke datacategorieën 2. **Regelgevingsmapping**: Ik help bij het in kaart brengen van relevante wettelijke vereisten 3. **Risico-assessment**: Identificeren van compliance-risico's en beveiligingskwetsbaarheden 4. **Beleidsontwikkeling**: Opstellen van gedetailleerde retentierichtlijnen op maat van uw organisatie ### Te focussen gegevenscategorieën: **Primaire categorieën:** - **Klantprofielen**: * Persoonsgegevens (naam, adres, contactinfo) * Klantvoorkeuren en profielinformatie * Communicatiegeschiedenis * Marketingtoestemmingen - **Transactiegeschiedenis**: * Aankooprecords en betalingsgegevens * Contractdocumenten * Facturatie-informatie * Service- en ondersteuningslogs **Secundaire categorieën:** - HR-gegevens (personeelsdossiers) - Operationele data (logistiek, voorraad) - Financiële administratie - Sourcedocumenten (offertes, orders) ### Automatisering van retentieplanning: Claude ondersteunt automatisering door: - **Slimme classificatie**: Automatische categorisering van data op basis van type en gevoeligheid - **Retentietijden koppelen**: Toewijzen van specifieke bewaartermijnen aan datatypes - **Workflow-automatisering**: * Automatische archivering na bepaalde periode * Verwijderingsherinneringen en -processen * Rapportage over verouderde data - **Compatibiliteitschecks**: Continue monitoring van regelwijzigingen ### AVG-specifieke vereisten die uw strategie beïnvloeden: **Kernprincipes:** - **Doelbinding**: Data alleen bewaren zolang noodzakelijk voor het oorspronkelijke doel - **Minimalisatie**: Alleen noodzakelijke gegevens verzamelen en bewaren - **Transparantie**: Duidelijke communicatie over bewaartermijnen naar betrokkenen **Specifieke AVG-retentie-eisen:** - **Klantgegevens**: Maximaal nodig voor contractduur + eventuele wettelijke claims (max 2 jaar na laatste transactie) - **Financiële data**: 7 jaar (fiscale bewaarplicht) - **HR-gegevens**: Tot 2 jaar na beëindiging dienstverband - **Toestemmingen**: Bewaren zolang geldig, direct verwijderen bij intrekking **Implementatiestappen:** 1. Data-inventarisatie en -classificatie 2. Risicoanalyse per datacategorie 3. Bepalen van juridisch correcte bewaartermijnen 4. Implementatie van technische controles 5. Monitoring en periodieke evaluatie Claude kan concrete sjablonen, checklists en implementatieplannen aanleveren om dit proces efficiënt te laten verlopen.